Előbb-utóbb sok cégvezető eljut oda, hogy elgondolkodik a könyvelő vagy a bérszámfejtő váltásán. Van, hogy konkrét probléma áll a háttérben: nehéz elérni a könyvelőt, késnek az anyagok, nincs válasz időben egy fontos kérdésre. Máskor egy díjemelés az a pont, ahol elkezdenek körülnézni a piacon.

Bármi is az ok, érdemes egy pillanatra megállni, és nem rögtön szolgáltatót keresni, hanem először saját magunkban tisztázni, mit is szeretnénk valójában. Mi volt a gond a jelenlegi együttműködésben? Mi az, ami hiányzik? Gyorsabb reakcióidő, több odafigyelés, nagyobb biztonság vagy inkább szakmai támogatás? Ha ezt nem fogalmazzuk meg, könnyen ugyanabba a helyzetbe kerülhetünk az új könyvelővel is.

A keresés módja ma már nagyon sokféle lehet. Kérhetünk ajánlást ismerősöktől, rákereshetünk a neten, sőt akár mesterséges intelligenciát is megkérdezhetünk. De a tapasztalat az, hogy nem feltétlenül ott dől el a választás, hogy kit találunk meg, hanem azon, hogy milyen szempontok alapján döntünk.

• Biztosan csak az ár számít?

Sokszor látjuk, hogy a választás végül az árnál köt ki. Ez érthető is, hiszen a könyvelést sok vállalkozó egy kötelező adminisztratív költségként kezeli. Ugyanakkor, ha már váltunk, érdemes egy lépéssel tovább gondolkodni: valóban csak egy költségelemet keresünk, vagy inkább egy olyan partnert, aki hozzá is tud tenni a működésünkhöz?

Egy jó könyvelő nem csak „lekönyveli” a számokat. Időben szól, ha határidő közeleg, jelzi, ha kockázatot lát, és segít értelmezni azt is, ami a számok mögött van. Nem utólag magyaráz, hanem előre gondolkodik, proaktívan. Ügyvezetőként nem az a célunk, hogy könyvelővé váljunk, viszont nagyon fontos, hogy értsük, mi történik a cégünk pénzügyeiben. Ebben egy jól kommunikáló, érthetően magyarázó könyvelő kulcsszereplő.

• Milyen szaktudással rendelkezik a könyvelőiroda?

Első lépésként fontos tisztázni, hogy a könyvelőiroda rendelkezik-e tapasztalattal az adott területen. Van tapasztalatuk webshopokkal? Szoktak könyvelni külföldi számlákat? Van áfás EU-s értékesítéses ügyfelük? Katából váltóknál van tapasztalatuk? Foglalkoznak egyéni vállalkozókkal? Jellemzően milyen méretű ügyfelekkel dolgoznak?

• Mennyire van szükségünk stabil támogatásra?

Amikor szolgáltatót választunk, érdemes megnézni a működés mögötti struktúrát is. Van-e iroda, van-e csapat, van-e helyettesítés? Egy személyben, másodállásban végzett könyvelésnél mindig ott a kockázat, hogy betegség, szabadság vagy túlterheltség esetén egyszerűen nincs, aki átvegye a feladatot. Egy stabil iroda ezzel szemben folyamatos működést tud biztosítani.

• Mennyire digitalizáltak a rendszerek?

Egyre inkább alapelvárás, hogy papírmentesen tudjuk átadni az adatokat, legyenek automatizált folyamatok, esetleg akár betekintésünk is a saját adatainkba a könyvelési programon keresztül. Ugyanígy jó jel, ha például van elektronikus jelenléti ív kezelés vagy más, a működést támogató megoldás.

• Hogyan zajlik a könyvelőváltás pontosan?

Sokszor csak a váltásnál derül ki az is, mennyire szervezett maga az átállás. Mennyi idő alatt lehet váltani? Ki tartja a kapcsolatot a régi könyvelővel? Hogyan történik az adatok átadása? Mi van akkor, ha valami hiányzik? Mi történik, ha a régi könyvelő nem együttműködő? Egy felkészült könyvelőiroda ezt a folyamatot kézben tartja, iránymutatást ad, és leveszi ennek a terhét a vállunkról.

• Kinek mi a felelőssége?

Nem szabad megfeledkeznünk a jogi és biztonsági oldalról sem. Legyen felelősségbiztosítás, legyenek egyértelműen rögzítve a felelősségi körök a szerződésben, és az is, hogy mi történik hiba vagy károkozás esetén. Ugyanígy fontos, hogy a meghatalmazás ne az ügyfél adatait használja, hanem magához a könyvelő irodához tartozzon, így biztosítva a felelősség pontos elhatárolását.

• Milyen a kapacitása a könyvelőirodának?

Gyakorlati oldalról érdemes rákérdezni arra is, hogy hány ügyféllel dolgozik a könyvelő, milyen a kapacitása, ki lesz a kapcsolattartónk, és hogyan történik a kommunikáció. Egy túlterhelt szolgáltatónál előbb-utóbb megjelennek a késések és a pontatlanságok.

• A könyvelőiroda megfelelő partnerünk lesz hosszútávon?

Végül, de talán ez a legfontosabb: ha már könyvelőt váltunk, ne csak szolgáltatót keressünk, hanem partnert. Olyat, aki nyitott arra, hogy együtt alakítsuk ki a folyamatokat, aki érti az igényeinket, és aki nem csak követi, hanem támogatja is a cégünk működését és aki szimpatikus is, mert a könyvelés bizalmi kérdés, hosszú távra választunk.

A fenti kérdéseken mindenképpen érdemes végig menni mielőtt elkötelezzük magunkat egy új könyvelőiroda mellett.

Kérdezzen minket is bátran! Örömmel válaszolunk minden kérdésére.