Mit jelent a pályázati támogatások könyvvizsgálata?
Hazai és közvetlen európai uniós pályázat esetében értékhatártól függően kötelezően előírják a pénzügyi támogatás könyvvizsgálatát. A támogatás könyvvizsgálata során a könyvvizsgálónak meg kell ismernie a támogatási szerződés és a kiírás részleteit. A támogató általában tételesen előírja, milyen szempontrendszer szerint kell a könyvvizsgálónak áttekintenie a pénzügyi elszámolásokat.
Fontos tudni: ez nem a cég teljes éves beszámolójának a könyvvizsgálata. A vizsgálat kizárólag a projekt pénzügyi elszámolására irányul – arra, hogy a támogatásból elszámolt költségek valósak, a projekthez kapcsolódnak, és a szerződésben foglaltaknak megfelelnek.
Angol nyelvű pályázatok támogatásának könyvvizsgálata
A közvetlen uniós, valamint a svájci és a norvég alapból származó források dokumentációja, feltételrendszere és jelentéstétele gyakran angol nyelvű – a könyvvizsgálónak angolul kell értelmeznie a támogató szempontrendszerét (Terms of Reference), és angolul kiadnia a jelentést. Ez a mi erősségünk: rendszeresen látunk el olyan pályázati könyvvizsgálatokat, ahol a teljes elszámolás és a kommunikáció angolul zajlik. Nem véletlen, hogy ilyen esetekben más könyvvizsgáló irodák is hozzánk irányítják az ügyfeleiket.
Milyen pályázatokhoz szükséges jellemzően könyvvizsgálat?
A könyvvizsgálati kötelezettséget nem egy általános értékhatár, hanem az adott pályázati felhívás és a támogatási szerződés írja elő, ezért ez projektenként eltér. Jellemzően a nagyobb támogatási összegű, hazai és közvetlen európai uniós projekteknél merül fel, de a pontos feltételt mindig az adott konstrukció határozza meg. Ha nem biztos benne, hogy az Ön projektjéhez szükséges-e, küldje be a támogatási szerződését, és megmondjuk.
Mikor kezdődik a pályázati támogatás könyvvizsgálata?
Sokan a pályázati forrás elnyerése után, a szerződéskötéskor szembesülnek azzal, milyen komoly adminisztratív feltételeknek kell megfelelni ahhoz, hogy sikeres pénzügyi elszámolást tudjanak leadni. Érdemes időben elkezdeni a felkészülést, és kialakítani a szerződésben előírt kötelező nyilvántartásokat. Ezek egy része utólag már nem állítható elő, ezért érdemes róluk már a projekt megkezdése előtt szakértővel konzultálni.
A könyvvizsgálót tehát nem célszerű a projekt legvégére hagyni. Bár a jelentés a projekt lezárásához kapcsolódik, a felkészülést és a nyilvántartások helyes kialakítását sokkal korábban kell megkezdeni.
Mit kell előkészítenie a cégnek, és hogyan zajlik a folyamat?
A vizsgálathoz a projekt pénzügyi elszámolását alátámasztó dokumentumokra van szükség: a támogatási szerződésre és mellékleteire, a projekthez kapcsolódó számlákra és teljesítésigazolásokra, a kifizetést igazoló banki bizonylatokra, a munkabérek elszámolásához a munkaügyi nyilvántartásokra, valamint a projekthez rendelt költségek nyilvántartására.
A folyamat jellemzően így épül fel: először megismerjük a támogatási szerződést és a támogató által előírt szempontrendszert, majd tételesen áttekintjük a pénzügyi elszámolást és az azt alátámasztó dokumentumokat, végül elkészítjük a támogató által előírt formátumú könyvvizsgálói jelentést. A vizsgálat nagy része elektronikus dokumentumok alapján, online is elvégezhető.
Leggyakoribb elszámolási hibák
A támogatás könyvvizsgálata során a leggyakrabban ezekkel a hibákkal találkozunk:
- a munkabérek elszámolásánál a munkaügyi nyilvántartások hiányosak, nem támasztják alá az elszámolt költségeket,
- az elszámolt költségek nem kapcsolódnak a projekthez, vagy nem minősülnek elismert költségnek,
- az elszámolt költséghez a pályázó nem rendelkezik a szükséges dokumentumokkal,
- az általános költségek felosztása nem az eljárásrendnek megfelelően történik.
Ezek nagy része megelőzhető, ha a nyilvántartások a projekt indulásától a szerződés szerint épülnek fel – ezért is érdemes a könyvvizsgálóval már korán egyeztetni.
A pályázati támogatások könyvvizsgálójával szemben támasztott követelmények
A támogatások könyvvizsgálójától jellemzően megkövetelik, hogy a támogatott szervezettől független legyen. Ez többek között azt is jelenti, hogy a könyvvizsgáló nem vehet részt a pályázati dokumentáció összeállításában.
A vizsgálat során a könyvvizsgálónak a támogató által meghatározott munkaprogramot kell végrehajtania – uniós források esetében erre Terms of Reference (ToR) néven hivatkoznak. Az előírt formátumú jelentésben a könyvvizsgáló arról nyilvánít véleményt, hogy a pénzügyi jelentés minden lényeges szempontból a felmerült, alátámasztott kiadásokkal fedett, és hogy a projekt bevételeit a szerződésben foglalt feltételek szerint használták fel. Az előírt módszertant nem csak az uniós forrásoknál kötelező alkalmazni: a támogatásokra a könyvvizsgálónak a vonatkozó könyvvizsgálati standardok szerint kell eljárnia. A pályázati elszámolások vizsgálata jellemzően a megállapodás szerinti eljárásokra vonatkozó 4400-as standard szerint történik – szakmai felkészültségünket jól jelzi, hogy ehhez a témához munkatársunk készítette a Magyar Könyvvizsgálói Kamara kötelező továbbképzési anyagát.
Pályázati támogatások könyvvizsgálata az MGI-BPO-nál
A hazai és a közvetlen európai uniós pályázatokon kívül a svájci és a norvég alapból származó források könyvvizsgálatát is elláttuk már. Tapasztalataink és referenciáink alapján a pár száz milliós projektektől a milliárdos nagyságrendű pályázati forrásokig vállaljuk a könyvvizsgálatot.
Gyakran ismételt kérdések
Mely pályázatoknál kötelező a könyvvizsgálat, és mekkora összeg felett?
Nincs egyetlen, minden pályázatra érvényes értékhatár – a kötelezettséget mindig az adott felhívás és a támogatási szerződés írja elő, ezért projektenként eltér. Ha bizonytalan, küldje be a szerződését, és megmondjuk, szükséges-e.
Ez a teljes éves beszámoló könyvvizsgálata?
Nem. A vizsgálat kizárólag a projekt pénzügyi elszámolására irányul, nem a cég teljes működésére vagy éves beszámolójára. Azt nézzük, hogy a támogatásból elszámolt költségek valósak, a projekthez kapcsolódnak, és megfelelnek a támogatási szerződésnek.
Milyen igazolást kap a cég a végén?
A támogató által előírt formátumú könyvvizsgálói jelentést, amelyet az irányító hatóság felé lehet benyújtani. Ez nem a szokásos éves auditvélemény és nem „tanúsítvány”, hanem a támogató szempontrendszere (ToR) szerint készült jelentés.
Mennyibe kerül egy EU-s projekt könyvvizsgálata, és mitől függ az ár?
A díj a projekt méretétől, az elszámolt tételek számától és a támogató által előírt szempontrendszer összetettségétől függ. Az ajánlatunk előre rögzített. A könyvvizsgálat díja sok pályázatnál elszámolható költség, de ezt mindig az adott felhívás szabályai határozzák meg.
Mikor kell könyvvizsgálót választani – a pályázat beadása előtt, vagy elég a végén?
A jelentés a projekt lezárásához kapcsolódik, de a felkészülést jóval korábban érdemes megkezdeni. Egyes kötelező nyilvántartások utólag már nem állíthatók elő, ezért a legjobb már a projekt indulása előtt egyeztetni. Utólag is kereshető könyvvizsgáló, de a korai kezdés csökkenti a kockázatot.
Amennyiben startupként szeretne pályázni, itt olvashatja bejegyzésünket azokról a tipikus hibákról, amiket a Startup vállalkozások gyakran elkövetnek pályázataik során.
Milyen dokumentumokra lesz szükség?
A támogatási szerződésre és mellékleteire, a projekthez kapcsolódó számlákra, teljesítésigazolásokra, banki bizonylatokra, a munkabérek elszámolásához a munkaügyi nyilvántartásokra és a projektköltségek nyilvántartására. Az elektronikus dokumentumok jellemzően elegendők; ha valahol eredeti szükséges, azt előre jelezzük.
Hogyan zajlik a vizsgálat – lesz helyszíni ellenőrzés?
A vizsgálat nagy része a dokumentumok alapján, online elvégezhető. Ha egy adott projekt vagy támogató helyszíni lépést igényel, azt előre egyeztetjük. A cél, hogy az Ön csapatát a lehető legkevésbé terheljük.
Mennyi idő alatt készül el, és mennyivel előre kell megrendelni?
Ez a projekt méretétől és az elszámolás állapotától függ. Éppen ezért érdemes időben megkeresni minket – a szűk határidő a leggyakoribb kockázati tényező a pályázati elszámolásoknál.
Lépjen kapcsolatba velünk!
Ha pályázati vagy EU-s támogatás elszámolásának könyvvizsgálatára van szüksége, vegye fel velünk a kapcsolatot. Küldje be a támogatási szerződését, és segítünk tisztázni a teendőket.
