Sokan még mindig úgy gondolják, hogy egy NAV-ellenőrzés elsősorban a számlák, a pénztárgép vagy a foglalkoztatottak vizsgálatát jelenti. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy az adóhatóság ellenőrzései egyre szélesebb körre terjednek ki, miközben a kiválasztás egyre inkább adatalapú és célzott.

A NAV-ellenőrzések egyre több adaton alapulnak és egyre tudatosabbak

Az adóhatóság tapasztalatai és informatikai rendszerei alapján bármely vállalkozás bekerülhet a látókörükbe, mivel ma már az adóhatóság folyamatosan látja a cégek működését.

Az online számlarendszer, az online pénztárgépek, a foglalkoztatási bejelentések, az áfabevallások és számos egyéb adatforrás segítségével a NAV soha nem látott mennyiségű információval rendelkezik a vállalkozásokról.

A mesterséges intelligenciára és kockázatelemzésre épülő rendszerek segítségével könnyebben kiszűrhetők azok az esetek, amikor valami eltér az átlagostól vagy a korábbi működési mintáktól.

Mi keltheti fel a NAV figyelmét?

Gyanút kelthet például, ha:

• a bevallások és az online számlaadatok között eltérés mutatkozik;
• a pénztárgépadatok hirtelen visszaesést vagy szokatlan változást mutatnak;
• a vállalkozás intenzíven hirdet a közösségi médiában, miközben alacsony árbevételt vall be;
• a foglalkoztatotti létszám és a realizált árbevétel között aránytalanság tapasztalható;
• hosszú ideje nem történt helyszíni ellenőrzés.

A korábbi évekhez képest tehát egyre kevésbé jellemző a “véletlenszerű” kiválasztás.

Egy cégnévváltozás miatt is érkezhet NAV-ellenőrzés

Nemrég egy olyan jogkövetési vizsgálattal találkoztunk, ahol cégnévváltozás történt, majd rövid idővel később NAV-ellenőrzés érkezett. A vizsgálat során csak azt ellenőrizték, hogy a székhelyen szereplő cégtábla megfelel-e a cégjegyzékben nyilvántartott aktuális adatoknak, vagyis átvezették-e rajta az új cégnevet.

Valószínűleg sok ügyvezető nem gondolná, hogy egy ilyen adminisztratív részlet ellenőrzési szempont lehet, pedig a gyakorlat azt mutatja, hogy igen.

Érdemes tehát minden cégadat-változás után nemcsak a hivatalos bejelentésekre koncentrálni, hanem arra is, hogy a változás a gyakorlatban is megjelenjen: a cégtáblán, a bélyegzőkön, a szerződésmintákban, a weboldalon, a számlázási rendszerben, valamint a partnerek felé használt dokumentumokban.

A be nem jelentett foglalkoztatás továbbra is kiemelt kockázat

A NAV ellenőrzéseiben változatlanul kiemelt szerepet kap a foglalkoztatás szabályszerűsége.

Különösen a nyári időszakban volt gyakori az egyszerűsített foglalkoztatás alkalmazása, azonban a legfontosabb szabály továbbra is ugyanaz: a munkavállaló bejelentésének legkésőbb a munkakezdés előtt meg kell történnie.

A NAV rendszerében pontosan látható a bejelentés időpontja, ezért egy utólagosan megtett bejelentés nagyon könnyen feltárható.

Az adóhatóság nemcsak a bejelentés meglétét vizsgálja, hanem annak adattartalmát is. A hibás vagy hiányos bejelentések ugyanúgy problémát okozhatnak, mint a teljes bejelentés hiánya.

A NAV-bírságok jelentős része a cégek egyszerű adminisztratív hibáiból ered

A tapasztalatok szerint a bírságok jelentős része nem tudatos adóelkerülésből, hanem adminisztratív hibákból ered. Gyakran előfordul például:

• telephely változásának bejelentési hiányossága;
• pénztárgép üzemeltetési adatok hibája; éves pénztárgép-felülvizsgálat elmulasztása;
• késedelmes alkalmazotti bejelentés;
• számlaadási vagy nyugtaadási kötelezettség elmulasztása.

Érdemes rendszeresen NAV-checklistát használni

Éppen ezért érdemes időről időre egy belső „NAV-checklistát” végignézni, különösen akkor, ha az elmúlt hónapokban valamilyen változás történt a vállalkozás életében.

A NAV-ellenőrzés dokumentálása elektronikusan zajlik

Sok cégvezető számára újdonság lehet, hogy a helyszíni ellenőrzések dokumentálása ma már nagyrészt elektronikusan történik, illetve a könyvelőknek is mindent elektronikus formában kell benyújtani egy ellenőrzés során az adóhatóság részére.

A NAV ellenőrei tableten rögzítik az adatokat, a jegyzőkönyvek pedig sok esetben már nem papíron kerülnek átadásra, hanem elektronikus úton érkeznek meg a vállalkozás hivatalos tárhelyére.

Ez azt jelenti, hogy a cégeknek fokozott figyelmet kell fordítaniuk az elektronikus postafiókok rendszeres figyelésére is. Egy határidő elmulasztása ma már könnyen abból adódhat, hogy az ügyvezető  nem veszi időben észre az elektronikusan érkező dokumentumot, ami a tárhelyére érkezik.

Mit érdemes tenni a NAV-ellenőrzés elkerülése érdekében?

A NAV ellenőrzései egyre inkább az adatok összevetésére és a célzott kockázatelemzésre épülnek. A vállalkozások számára ezért már nem elegendő csupán a bevallások helyes elkészítése. Ugyanolyan fontos, hogy a cég működésének látható és adminisztratív elemei is összhangban legyenek a nyilvántartásokkal.