A könyvelés kiszervezése

A könyvelés kiszervezése sok vállalkozás számára természetes és gazdaságos megoldás. Egy megfelelő könyvelőiroda biztosítja a számviteli és adózási szakértelmet, követi a jogszabályváltozásokat, elkészíti a bevallásokat és a beszámolót, valamint stabil, hosszútávú szakmai hátteret jelent a társaság működéséhez.

A vállalkozások fejlődésével azonban egyre több olyan pénzügyi, controlling- és adminisztratív feladat jelenhet meg, amely már túlmutat a klasszikus könyvelésen. Ilyenkor nem feltétlenül a könyvelőiroda lecserélése a megoldás. Gyakran inkább arra van szükség, hogy a kiszervezett könyvelés mellé belső pénzügyi munkatárs, controller vagy pénzügyi vezető kerüljön.

A könyvelő munkájának átalakulása

Húsz évvel ezelőtt a könyvelő munkája jellemzően a bizonylatok feldolgozására, a bevallások elkészítésére, az éves beszámolóra és a hatósági kötelezettségek teljesítésére koncentrált. A dokumentumok többnyire papíron érkeztek, a banki kivonatokat kézzel rögzítették, a vállalkozás vezetője pedig sok esetben csak havonta vagy negyedévente kapott információt a cég gazdasági helyzetéről.

A digitalizáció ezt jelentősen átalakította. Az online számlaadat-szolgáltatás, az elektronikus banki adatok, a felhőalapú dokumentumkezelés, az integrált vállalatirányítási rendszerek és az automatizált adatkapcsolatok ma már sokkal gyorsabb feldolgozást tesznek lehetővé. A főkönyvi kimutatások és analitikák előállítása, amely korábban akár több órát vett igénybe, megfelelő rendszerkapcsolatok esetén ma már rövidebb idő alatt elvégezhető.

Az ügyvezetők elvárásainak is megváltozása

Ezzel párhuzamosan az ügyvezetők elvárásai is megváltoztak. Ma már sok vállalkozás nemcsak azt szeretné tudni, hogy: mennyi áfát kell fizetnie; elkészült-e a bevallás; mennyi lett az előző év eredménye; határidőben benyújtották-e a beszámolót. Egyre gyakrabban merülnek fel olyan kérdések is, mint: Melyik üzletágunk nyereséges? Hogyan alakul a következő három hónap cash-flow-ja? Miért tér el a tényadat a tervtől? Milyen hatással lenne az eredményre egy új munkatárs felvétele? Mekkora készletszintet finanszírozhatunk biztonságosan? Mely vevőink fizetnek rendszeresen késedelmesen? Hogyan alakulnak a költségeink az előző évhez vagy a budgethez képest? Mekkora árbevétel szükséges a tervezett beruházás megtérüléséhez?

Ezek fontos és jogos vezetői igények. Ugyanakkor már nem kizárólag könyvelési kérdések. A modern pénzügyi funkció világszerte a múltbeli adatok feldolgozása mellett egyre inkább a döntéstámogatás, a teljesítményelemzés, a kockázatkezelés és a tervezés irányába fejlődik.

A könyvelés és a vállalati pénzügy nem ugyanaz

A könyvelés és a vállalati pénzügy két szorosan összefüggő terület, de nem azonos célt szolgálnak.

A könyvelés feladatai és céljai

A könyvelés elsődleges feladata, hogy a vállalkozás gazdasági eseményeit szabályszerűen rögzítse, teljesítse a számviteli és adózási kötelezettségeket, és megbízható képet adjon a társaság vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről. A számviteli szabályozás alapvető célja is az objektív, megbízható és valós összképet biztosító információ előállítása.

A vállalati pénzügy és a controlling feladatai és céljai

A vállalati pénzügy és controlling ezzel szemben elsősorban a vezetői döntéseket támogatja. Nemcsak azt vizsgálja, hogy mi történt, hanem azt is, hogy: miért történt; hogyan viszonyul a tervhez; milyen következménye lehet; és mit érdemes tenni a következő időszakban.

Mi a különbség a könyvelés, a vállalati pénzügy és a controlling között

Egyszerűen megfogalmazva: a könyvelés biztosítja a pénzügyi adatok szabályszerű és megbízható alapját. A controlling és a pénzügyi vezetés ezekből az adatokból készít döntéstámogató információt.

Jól működő vállalkozásnál a kettő együttműködik, de nem feltétlenül ugyanaz a személy vagy szolgáltató végzi mindkettőt.

Mely feladatok szervezhetők ki jól egy könyvelőirodának?

A könyvelés kiszervezése akkor működik a leghatékonyabban, ha a feladatok jól meghatározhatók, szabályozottak, megfelelően dokumentálhatóak, és elvégezhetők a vállalkozás napi működésétől elkülönülten.

Tipikusan ilyen feladatok:

• a bejövő és kimenő számlák könyvelése;
• a bank- és pénztárforgalom könyvelése;
• a vegyes könyvelési tételek rögzítése;
• a tárgyi eszközök számviteli nyilvántartása;
• az értékcsökkenés elszámolása;
• a havi, negyedéves és éves főkönyvi zárás;
• az áfa- és egyéb adóbevallások elkészítése;
• a társasági adó és a helyi iparűzési adó számítása;
• az éves beszámoló elkészítése és benyújtása;
• a főkönyvi és analitikus nyilvántartások egyeztetése;
• a kapcsolt vállalkozási egyenlegek számviteli egyeztetése;
• a könyvvizsgálat számviteli támogatása;
• a bérszámfejtés;
• a bérhez kapcsolódó bevallások és bejelentések;
• a belépők és kilépők bérszámfejtéshez kapcsolódó adminisztrációja;
• az éves bér- és adóigazolások elkészítése;
• rendszeres számviteli kimutatások biztosítása.

Természetesen nem minden könyvelőiroda kínálja ugyanazt a szolgáltatási kört. Ahogy a mi irodánk is vállal nemzetközi adózási, transzferárazási, bérügyi, EPR-, termékdíj- vagy rendszerbevezetési támogatást is, míg mások kifejezetten a klasszikus számviteli és adózási feladatokra specializálódnak.

Ezért a megfelelő könyvelőiroda kiválasztásánál nemcsak a havi díjat, hanem a tényleges szolgáltatási tartalmat, a szakmai hátteret és az adott vállalkozás működésében szerzett tapasztalatot is érdemes megvizsgálni.

Mit jelent valójában a „teljes körű könyvelés”?

A kifejezés megtévesztő lehet, mert nem minden vállalkozás és nem minden könyvelőiroda érti ugyanazt alatta.

A teljes körű könyvelés általában azt jelenti, hogy az iroda a részére átadott bizonylatok és információk alapján vezeti a számviteli nyilvántartásokat, elkészíti az adóbevallásokat, elvégzi a szükséges főkönyvi egyeztetéseket, összeállítja az éves beszámolót, és teljesíti a szerződésben meghatározott számviteli, adózási feladatokat.

Nem jelenti azonban automatikusan a társaság teljes pénzügyi működésének átvételét.

Nem feltétlenül része például:

• a szállítói számlák üzleti jóváhagyása;
• a banki utalások rögzítése és kezelése;
• a vevőkkel történő követeléskezelési kommunikáció;
• a napi likviditástervezés;
• az éves budget összeállítása;
• a rendszeres forecast készítése;
• a terv-tény eltérések elemzése;
• az értékesítési vagy beszerzési döntések pénzügyi véleményezése;
• a munkaszerződések és más munkajogi dokumentumok elkészítése;
• a tulajdonosi vagy csoportszintű riportcsomag teljes összeállítása;
• a bankokkal és finanszírozókkal történő napi kapcsolattartás;
• a vállalkozás belső adminisztratív folyamatainak működtetése.

Ezek is kiszervezhetők lehetnek, de már nem feltétlenül klasszikus könyvelési szolgáltatásként, ezért mikor könyvelőt keresünk, érdemes rákérdezni, hogy mit tartalmaz a csomag és gyanakodni, ha az ár túl kedvezőnek tűnik, mert akkor abban lehet, hogy csak az alaptételek lesznek benne.

Mikor lehet szükség belső pénzügyi munkatársra?

Nincs olyan általános árbevételi vagy létszámhatár, amely felett minden vállalkozásnak saját könyvelőt vagy pénzügyi vezetőt kellene alkalmaznia.

Egy évi többmilliárd forintos árbevételű, kevés, jól strukturált tranzakcióval működő cég pénzügyi adminisztrációja akár egyszerűbb is lehet, mint egy jóval kisebb árbevételű, de több ezer havi bizonylatot feldolgozó, sok telephellyel, készlettel, pénztárral és munkavállalóval rendelkező vállalkozásé.

Ezért a döntést nem önmagában az árbevétel alapján érdemes meghozni. Sokkal többet mond a működés összetettsége.

Belső pénzügyi munkatárs bevonását indokolhatja, ha:

1. Napi szintű pénzügyi jelenlétre van szükség

Ha folyamatosan ellenőrizni kell a kifizetéseket, a bankszámlaegyenlegeket, a lejárt követeléseket, a beérkező számlákat és a rövid távú likviditást, praktikus lehet egy olyan belső munkatárs, aki ismeri a napi működést és közvetlenül együtt dolgozik az ügyvezetővel.

2. Összetett számlajóváhagyási folyamat működik

Több részleg, költséghely, projekt vagy telephely esetén valakinek vállalaton belül kell koordinálnia, hogy ki rendelte meg a szolgáltatást; megtörtént-e a teljesítés; melyik költséghelyet terheli a kiadás; jóváhagyták-e a számlát; és mikor fizethető ki.

A könyvelő a számla számviteli és adózási kezelését végzi, de az üzleti teljesítést és a belső jóváhagyást jellemzően a vállalkozásnak kell igazolnia.

3. Rendszeres budget és forecast készül

Ha a cég éves költségvetést, havi forecastot, terv-tény elemzést vagy részletes üzletági eredménykimutatást készít, ahhoz már folyamatos belső információgyűjtés szükséges.

A könyvelőiroda biztosíthatja a historikus és a tényleges számviteli adatokat. Az értékesítési tervet, a létszámtervet, a várható beruházásokat, a beszerzési feltételeket és az üzleti várakozásokat azonban a vállalkozás vezetőinek és szakmai területeinek kell meghatározniuk.

Ezt a folyamatot általában egy controller vagy pénzügyes munkatárs tudja hatékonyan összefogni.

4. Rövid határidejű havi riportálás szükséges

Nemzetközi vállalatcsoportoknál gyakori, hogy a havi pénzügyi adatokat már a következő hónap első néhány munkanapján jelenteni kell. Ez jelentős együttműködést igényel a cég és a könyvelőiroda között.

A könyvelőiroda el tudja végezni a számviteli zárást, de az információk vállalaton belüli összegyűjtéséhez és ellenőrzéséhez sok esetben szükség van belső pénzügyi koordinátorra.

5. Sok az egyedi vezetői adatigény

Ha az ügyvezetés hetente vagy akár naponta kér üzletági, termék-, projekt-, ügyfél- vagy költséghelyszintű elemzéseket, akkor már nem kizárólag könyvelési, hanem menedzsmentinformációs igényről beszélünk.

Ehhez olyan belső munkatársra lehet szükség, aki nemcsak a főkönyvet, hanem a vállalkozás üzleti modelljét, kereskedelmi folyamatait és döntési szempontjait is részletesen ismeri.

6. A pénzügyi feladatok kitöltik egy munkatárs munkaidejét

Egyszerű, de hasznos szempont: ha a banki, számlajóváhagyási, likviditási, riportálási, követeléskezelési és vezetői adatszolgáltatási feladatok már folyamatos, napi munkát jelentenek, akkor gazdaságosabb és hatékonyabb lehet belső munkatársat alkalmazni.

Egy belső könyvelő vagy egy pénzügyi adminisztrátor a megoldás?

Amikor egy vállalkozás kinövi a kizárólagosan kiszervezett modellt, gyakran az az első gondolat, hogy belső könyvelőt kell felvennie. Pedig sok esetben nem a könyvelési kapacitás hiányzik.

Lehet, hogy valójában egy pénzügyi adminisztrátorra van szükség a könyvelőiroda mellé, aki a napi banki, számlakezelési, fizetési, követelés-nyilvántartási és dokumentációs feladatokat koordinálja.

Sok esetben a hibrid modell működik a legjobban

A növekvő középvállalatoknál gyakran a hibrid modell a leghatékonyabb:

• a könyvelőiroda végzi a könyvelést, a bevallásokat, a beszámolót és szükség szerint a bérszámfejtést;
• a belső pénzügyi munkatárs kezeli a napi pénzügyi folyamatokat, összegyűjti és ellenőrzi az adatokat;
• a controller elkészíti a budgetet, a forecastot és a vezetői elemzéseket;
• az ügyvezető és a pénzügyi vezető meghozza az üzleti döntéseket;
• az ügyvéd kezeli a munkajogi és szerződéses kérdéseket;
• a könyvvizsgáló függetlenül ellenőrzi a beszámolót.

Ennek több előnye van: A vállalkozás hozzáfér egy teljes könyvelőiroda tudásához és helyettesítési rendszeréhez, miközben rendelkezik olyan belső munkatárssal is, aki napi szinten jelen van, ismeri az üzleti folyamatokat, és gyorsan tudja biztosítani a könyveléshez szükséges információkat.

Árbevétel helyett mely mutatókat érdemes vizsgálni?

A megfelelő pénzügyi működési modell kiválasztásánál célszerű legalább az alábbi szempontokat áttekinteni:

• havi bejövő és kimenő számlák száma;
• banki tranzakciók mennyisége;
• bankszámlák és devizanemek száma;
• munkavállalói létszám;
• telephelyek és pénztárak száma;
• készletmozgások és cikkszámok mennyisége;
• belföldi, EU-s és harmadik országbeli ügyletek aránya;
• kapcsolt vállalkozások száma;
• költséghelyek, projektek és üzletágak száma;
• havi zárás elvárt határideje;
• tulajdonosi riportálás részletessége;
• banki és finanszírozási kötelezettségek;
• könyvvizsgálati követelmények;
• vezetői adatigények gyakorisága;
• a napi pénzügyi döntések mennyisége;
• az alkalmazott vállalatirányítási és pénzügyi rendszerek integráltsága.

Egyetlen mutató önmagában ritkán ad megfelelő választ. A számladarabszám például fontos, de ugyanilyen lényeges a tranzakciók típusa, értéke és összetettsége. Kevés darab, de nagy értékű vagy speciális nemzetközi ügylet komolyabb számviteli és adózási szakértelmet igényelhet, mint sok egyszerű belföldi számla.

Mit tegyünk a könyvelés kiszervezése előtt?

Egy sikeres együttműködés alapja nem az ajánlati ár, hanem a feladatok pontos meghatározása.

Az ajánlatkérés előtt érdemes végiggondolni:

1. Mely feladatokat szeretnénk ténylegesen kiszervezni?
   Könyvelést, bérszámfejtést, adózást vagy a napi pénzügyi adminisztráció egy részét is?
2. Milyen gyakorisággal van szükségünk információra?
   Éves, negyedéves vagy havi zárásra van szükség, esetleg néhány munkanapon belüli tulajdonosi riportálásra?
3. Ki biztosítja a könyveléshez szükséges adatokat?
   Ki igazolja a teljesítést, hagyja jóvá a számlákat, adja meg az elhatárolásokat, és egyezteti a készletet?
4. Milyen vezetői riportokat várunk?
   Elegendő a főkönyvi kivonat és a számviteli eredménykimutatás, vagy költséghely-, projekt- és üzletági elemzésre is szükség van?
5. Ki felel a budgetért és a forecastért?
   Ki adja meg az értékesítési, létszám-, beruházási és finanszírozási terveket?
6. Mely feladatokhoz szükséges napi jelenlét?
   Ha egy folyamat naponta több döntést, jóváhagyást és belső egyeztetést igényel, azt gyakran célszerű vállalaton belül tartani.
7. Hol húzódnak a felelősségi határok?
   A szerződésben egyértelműen szerepeljen, hogy mely feladatokat végzi a könyvelőiroda, és melyek maradnak a társaságnál vagy más szakértőnél.

A jó együttműködés alapja a reális feladatmegosztás

A könyvelőiroda akkor tud igazán értéket teremteni, ha nem egyszerűen bizonylatfeldolgozóként tekintenek rá, hanem olyan szakmai partnerként, amely meghatározott és átlátható felelősségi körben támogatja a vállalkozást.

Ehhez ugyanakkor az ügyfél aktív közreműködése is szükséges. A könyvelő a részére átadott adatokból dolgozik, ezért a gyors és pontos zárás feltétele:

• a bizonylatok határidőben történő átadása;
• a gazdasági események megfelelő dokumentálása;
• a nyitott kérdések gyors tisztázása;
• a szükséges belső jóváhagyások biztosítása;
• a készlet- és egyéb analitikák pontos vezetése;
• a vállalkozás terveinek és változásainak időbeni kommunikálása.

Minél összetettebb egy vállalkozás, annál fontosabb az együttműködés kereteinek előzetes megtervezése.

Összegzés

A könyvelés kiszervezése nem egyszerűen azt jelenti, hogy a vállalkozás „átadja a pénzügyeit” egy külső szolgáltatónak. Sokkal inkább tudatos feladatmegosztást jelent.

A klasszikus számviteli, adózási és bérszámfejtési feladatok hatékonyan kiszervezhetők egy megfelelő szakmai háttérrel rendelkező könyvelőirodának. A napi pénzügyi működés, a fizetések koordinálása, a budget, a forecast, a controlling és a vezetői döntéstámogatás azonban gyakran belső jelenlétet vagy külön pénzügyi szolgáltatást igényel.

Nincs minden vállalkozás számára egyformán jó modell.

A legfontosabb kérdés tehát nem az, hogy kiszervezzük-e a könyvelést, hanem az, hogy mely feladatokat, milyen felelősségi körrel és milyen együttműködési modellben szervezzük ki.

Ha ezt már az együttműködés elején pontosan meghatározzuk, a könyvelés nemcsak kötelező adminisztráció lesz, hanem a stabil és tudatos vállalati működés egyik alapja.

Olyan könyvelőirodát keres, amely támogatja a pénzügyi folyamatok kialakításában is?

Ismerje meg szolgáltatásainkat, és bízza vállalkozása könyvelését olyan szakértőkre, akik nemcsak a számviteli feladatokat végzik el, hanem a cég hatékony és átlátható működésének kialakításában is partnerek.

Tovább a könyvelési szolgáltatásokhoz