A munkavállaló nyugdíjba vonulása első látásra elsősorban magánügynek tűnhet. A nyugdíj megállapításához szükséges adatok jelentős része azonban a foglalkoztatás során keletkezik, ezért a munkáltatónak is fontos szerepe van abban, hogy a szolgálati idő és a kereseti adatok később megfelelően igazolhatók legyenek.

Ez nemcsak akkor lényeges, ha valaki közvetlenül a cégtől megy nyugdíjba. Előfordulhat, hogy egy évekkel vagy akár évtizedekkel korábban kilépett munkavállaló ügyében kell adatot szolgáltatni, vagy egy korábbi jogviszonyt és az ahhoz kapcsolódó jövedelmet kell igazolni.

Éppen ezért ügyvezetőként nem elegendő kizárólag az aktuális dolgozók dokumentumaira figyelni. A korábbi évek munkaügyi iratainak megfelelő őrzése, a pontos bejelentések és a cég megszűnése esetére vonatkozó intézkedések egyaránt fontosak.

Mikor szerezhet valaki öregségi nyugdíjra jogosultságot?

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény, vagyis a Tny. alapján öregségi teljes nyugdíjra az jogosult, aki:

• betöltötte a rá irányadó öregségi nyugdíjkorhatárt, és
• legalább húsz év szolgálati idővel rendelkezik.

Aki a nyugdíjkorhatárt betöltötte, de csak legalább tizenöt év szolgálati időt szerzett, öregségi résznyugdíjra lehet jogosult. A nyugdíj összegében ugyanakkor jelentősége lehet annak, hogy az érintett megszerezte-e a teljes nyugdíjhoz szükséges húsz év szolgálati időt. A szolgálati idő hosszúsága és a nyugdíj alapjául szolgáló keresetek egyaránt befolyásolják az ellátás összegét.

Az öregségi nyugdíjkorhatár:

• az 1952-ben születetteknél a 62. életév betöltését követő 183. nap,
• az 1953-ban születetteknél a betöltött 63. életév,
• az 1954-ben születetteknél a 63. életév betöltését követő 183. nap,
• az 1955-ben születetteknél a betöltött 64. életév,
• az 1956-ban születetteknél a 64. életév betöltését követő 183. nap,
• az 1957-ben vagy azt követően születetteknél a betöltött 65. életév.

Ennek megfelelően 2026-ban az 1961-ben született munkavállalók a 65. születésnapjukon töltik be az öregségi nyugdíjkorhatárt.

Fontos, hogy az öregségi nyugdíj megállapításának 2018. július 26. óta fő szabály szerint nem feltétele a biztosítási jogviszony megszüntetése. Ez azt jelenti, hogy a munkavállaló a munkaviszonya fenntartása mellett is kérheti az öregségi nyugdíj megállapítását.

A munkáltatónak soha nem feladata annak eldöntése, hogy a dolgozó mikor válik jogosulttá a nyugdíjra. A munkáltató feladata az, hogy a foglalkoztatással, a jogviszony időtartamával és a keresetekkel kapcsolatos adatok pontosak, visszakereshetők és szükség esetén igazolhatók legyenek.

Miért fontosak a korábbi munkaügyi iratok?

A nyugdíjra való jogosultság és a nyugdíj összege alapvetően két adatkörtől függ:

1. az elismert szolgálati idő hosszától;
2. a nyugdíj alapjául szolgáló keresetek, jövedelmek összegétől.

Mindkét adatkör a foglalkoztatás során keletkezik. Ide tartozhatnak különösen:

• a munkaviszony kezdetét és megszűnését igazoló dokumentumok;
• a bérjegyzékek és bérnyilvántartások;
• a járulékfizetéssel kapcsolatos adatok;
• a foglalkoztatási igazolások;
• a kilépéskor kiadott igazolások;
• a korábbi papíralapú TB-kiskönyvek;
• egyéb, szolgálati időt vagy nyugdíjalapot képező keresetet igazoló iratok.

A munkáltató akkor is kaphat megkeresést, ha az érintett személy már hosszú ideje nem dolgozik a cégnél. Egy hiányzó jogviszony, pontatlan kezdő vagy záró időpont, illetve nem megfelelő kereseti adat késleltetheti a nyugdíj megállapítását, és az érintett ellátásának összegére is hatással lehet.

Meddig kell megőrizni a nyugdíjhoz kapcsolódó munkaügyi iratokat?

A Tny. 99/A. §-a alapján a munkáltatónak a biztosított vagy volt biztosított jogviszonyával összefüggő, szolgálati időre vagy a nyugellátás megállapításakor figyelembe vehető keresetre, jövedelemre vonatkozó munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat meg kell őriznie.

A hosszú, nyugdíjkorhatárhoz igazodó megőrzési kötelezettség azonban jelenleg már csak a 2024. december 31-éig keletkezett dokumentumokra és adatokra vonatkozik.

Ezeket az iratokat az érintett munkavállalóra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni.

Egy egyszerű példa

Ha egy munkavállaló 1975-ben született, akkor a jelenlegi szabályok szerint 2040-ben tölti be a 65. életévét. A 2024. december 31-éig keletkezett, nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi iratait ezért fő szabály szerint 2045-ig kell megőrizni.

Ez jól mutatja, hogy a kötelezettség akár több évtizedes iratőrzést is jelenthet.

Mi vonatkozik a 2025-től keletkezett munkaügyi  és bérügyi iratokra?

A Tny. szerinti, nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig tartó speciális iratőrzési szabály a 2025. január 1-jétől keletkező iratokra már nem alkalmazandó.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy a 2025-től keletkezett munkaügyi és bérügyi iratok azonnal törölhetők vagy megsemmisíthetők. Az egyes dokumentumokra más jogszabályok alapján továbbra is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A számviteli bizonylatok esetében például fő szabály szerint legalább nyolcéves őrzési idővel kell számolni, míg más munkaügyi dokumentumoknál a munkajogi igények elévülési idejét és az adatkezelés célját is figyelembe kell venni.

A vállalkozásoknak ezért célszerű különválasztaniuk:

• a 2024. december 31-éig keletkezett, hosszú távon őrzendő nyugdíjiratokat;
• a 2025-től keletkezett számviteli és bérügyi bizonylatokat;
• az általános munkajogi iratokat;
• azokat a személyes adatokat, amelyek további kezelésére már nincs jogalap vagy meghatározott cél.

Az iratkezelési szabályzatot, az adatvédelmi tájékoztatót és a tényleges archiválási gyakorlatot is érdemes ehhez igazítani.

Mi történt a papíralapú TB-kiskönyvvel?

2026. január 1-jétől megszűnt a papíralapú TB-kiskönyv vezetésének kötelezettsége, és megjelent az elektronikus TB-kiskönyv, az e-TB kiskönyv. Az elektronikus rendszer a biztosítási jogviszonyokra, az egészségbiztosítási pénzbeli ellátásokra és a baleseti táppénzre vonatkozó adatokat tartalmazza.

A változás nem jelenti azt, hogy a munkáltatónál lévő korábbi papíralapú TB-kiskönyvek egyszerűen megsemmisíthetők.

A papíralapú TB-kiskönyvet:

• legkésőbb a foglalkoztatási jogviszony megszűnésekor át kell adni a biztosítottnak;
• az átadást célszerű hitelt érdemlően dokumentálni;
• személyes átadás esetén átvételi elismervényt érdemes aláíratni;
• postai megküldés esetén igazolható, lehetőség szerint tértivevényes kézbesítés javasolt.

Ha az átadás nem lehetséges, például a korábbi munkavállaló nem elérhető, a munkáltató a TB-kiskönyvet az érintettre irányadó nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

Itt tudhat meg többet a papíralapú TB-kiskönyv kivezetéséről és az e-TB kiskönyv bevezetéséről.

Mi történik, ha a cég jogutód nélkül megszűnik?

A kötelező iratőrzés nem szűnik meg automatikusan attól, hogy a társaság befejezi a működését.

Ha a foglalkoztató jogutód nélkül megszűnik, gondoskodni kell a még őrzendő munkaügyi iratok biztonságos elhelyezéséről. Az iratok őrzési helyét be kell jelenteni a társaság székhelye vagy telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

Ezért végelszámolás vagy más jogutód nélküli megszűnés előtt az ügyvezetőnek nemcsak a számviteli iratok elhelyezéséről kell rendelkeznie. Külön át kell tekinteni a volt munkavállalókhoz kapcsolódó munkaügyi, bérügyi és nyugdíjbiztosítási dokumentumokat is.

Fontos, hogy az iratok később ténylegesen visszakereshetők legyenek. Önmagában nem megfelelő megoldás, ha az iratok őrzési helye papíron ismert, de nincs olyan személy vagy szolgáltató, aki hatósági megkeresés esetén képes az adott dokumentumot beazonosítani és rendelkezésre bocsátani.

Milyen következménye lehet a mulasztásnak?

A Tny. 91. §-a alapján mulasztási bírság szabható ki, ha a kötelezett:

• nem teljesíti a jogszabályban előírt bejelentési kötelezettségét;
• nem vezeti megfelelően a szükséges nyilvántartásokat;
• nem vagy késedelmesen teljesíti az adatszolgáltatást;
• nem az előírt módon tesz eleget a kötelezettségének;
• nem működik együtt a nyugdíjbiztosítási feladatok ellátása során.

A mulasztási bírság összege 50 000 forinttól 500 000 forintig terjedhet, az egy éven belül ismételten megállapított jogsértés esetén pedig elérheti az 1 000 000 forintot. A konkrét összeg meghatározásakor a hatóság mérlegeli többek között a mulasztás súlyát, gyakoriságát és körülményeit.

A bírságnál is jelentősebb következmény lehet azonban, ha a hiányzó adatok miatt egy volt munkavállaló nyugdíjának megállapítása elhúzódik, vagy a jogviszonyát és keresetét csak hosszadalmas bizonyítási eljárás során tudja igazolni.

Ügyvezetői ellenőrzőlista

Az alábbiakat érdemes időszakosan, illetve a könyvelő vagy bérszámfejtő váltásakor is ellenőrizni:

1. A bejelentések egyeznek a tényleges foglalkoztatással?

Ellenőrizni kell a munkaviszony kezdetét és végét, a munkavállaló személyes adatait, valamint a bér- és járulékadatokat. A bejelentések teljesítésének kiszervezése nem feltétlenül szünteti meg a foglalkoztató felelősségét.

2. Elkülönülnek a 2024 végéig keletkezett iratok?

A 2024. december 31-éig keletkezett, nyugdíj szempontjából jelentős iratokra különösen hosszú megőrzési idő vonatkozhat. Ezeket nem szabad egy általános, például nyolcéves selejtezési szabály alapján automatikusan megsemmisíteni.

3. Megtalálhatók a korábbi munkavállalók dokumentumai?

Az iratokat célszerű munkavállalónként, jogviszonyonként és évenként rendezni. Elektronikus archiválásnál gondoskodni kell az olvashatóságról, a hozzáférési jogosultságokról, a biztonsági mentésről és arról, hogy a dokumentum évtizedek múlva is visszakereshető legyen.

4. Rendezték a papíralapú TB-kiskönyvek kezelését?

Nyilván kell tartani, hogy mely dokumentumokat adták már át, és melyek maradtak a munkáltatónál. Az átadás bizonyítékát is meg kell őrizni.

5. Összhangban van a gyakorlat az adatvédelmi szabályokkal?

A hosszú iratőrzéshez megfelelő jogalap és dokumentált megőrzési idő szükséges. Az iratokhoz csak azok férjenek hozzá, akiknek ez a munkakörük ellátásához szükséges. A 2025-től keletkezett iratokat nem célszerű automatikusan ugyanannyi ideig tárolni, mint a korábbi dokumentumokat.

6. Könyvelő- vagy bérszámfejtő váltáskor megtörtént a teljes iratátadás?

Az átadási jegyzőkönyvben tételesen érdemes rögzíteni a bérszámfejtési adatállományokat, bevallásokat, foglalkoztatási igazolásokat, kilépő dokumentumokat és a papíralapú nyilvántartásokat. A „minden adat a korábbi könyvelőnél van” hosszú távon komoly kockázatot jelenthet.

7. A cég megszűnése esetére kijelölték az iratőrzés helyét?

Végelszámoláskor az iratőrzés nem maradhat az utolsó pillanatra. Meg kell határozni, kinél, milyen címen és milyen rendszerben lesznek elérhetők az iratok, és teljesíteni kell a szükséges bejelentést.

A jól kialakított munkaügyi és bérügyi iratkezelés nem egyszerű adminisztráció. Egyszerre védi a munkavállaló későbbi nyugdíjjogosultságát és a vállalkozást a hatósági, adatvédelmi és jogvitás kockázatoktól.

 Jelen tájékoztatás általános jellegű, nem minősül egyedi jogi, társadalombiztosítási vagy nyugdíjszakértői tanácsadásnak.