Bérszámfejtést végzünk kis- és nagyvállalatoknak Budapesten: havi több mint 2 500 fő bérét számfejtjük, a legegyszerűbb havibéres állománytól a többműszakos, munkaidőkeretes termelésig. Ezen az oldalon összefoglaljuk, mit jelent pontosan a bérszámfejtés, mit csinál a bérszámfejtő, és mikor éri meg kiszervezni.
Mi a bérszámfejtés?
A bérszámfejtés a munkavállalók munkabérének és egyéb járandóságainak kiszámítása és elszámolása: a bruttó bérből kiindulva a pótlékok, a juttatások és a távollétek figyelembevétele, az adók és a járulékok jogszabály szerinti levonása, a nettó bér megállapítása, a bevallások elkészítése és a bérjegyzékek kiállítása.
A gyakorlatban ez több, mint számolás. Össze kell gyűjteni a ledolgozott órákat, kezelni kell a szabadságot, a betegszabadságot és a táppénzt, el kell számolni a cafeteriát, a bónuszokat és a béren kívüli juttatásokat, ki kell számítani a közterheket, elő kell készíteni az utalást, végül teljesíteni kell a hatósági adatszolgáltatásokat. A bérszámfejtés ezért inkább szabályozott folyamat, mint számítási feladat – és a hibái egyszerre okoznak pénzügyi, jogi és munkavállalói bizalmi problémát.
Mit csinál a bérszámfejtő?
A bérszámfejtő a havi ciklus minden lépéséért felel:
- összegyűjti és ellenőrzi a jelenléti és távolléti adatokat
- nyilvántartja a be- és kilépéseket, a munkaszerződés-módosításokat
- kiszámítja a bruttó és a nettó bért, a pótlékokat és a levonásokat
- elkészíti a bérjegyzékeket és az utalási fájlokat
- teljesíti a NAV felé fennálló bevallási és adatszolgáltatási kötelezettségeket
- válaszol a munkavállalók és a vezetés bérrel kapcsolatos kérdéseire
A munka nehezebb része ritkán a számolás. A nehezebb rész annak eldöntése, hogy egy adott helyzetben melyik szabályt kell alkalmazni.
Miért érdemes kiszervezni a bérszámfejtést?
Egy belső bérszámfejtő felvétele, betanítása és helyettesítése fix költség, a szabályozás viszont évről évre változik. Kiszervezés esetén a szakértelem, a szoftverkövetés és a felelősség is a szolgáltatónál van – és nem áll meg a bérfeladás akkor, ha egy ember szabadságra megy vagy felmond.
Bérszámfejtés kiszervezése – kinek ajánljuk?
Elsősorban azoknak a magyarországi működéseknek, amelyek mögött nemzetközi háttér áll.
Nemzetközi cégcsoport magyarországi leányvállalata
Itt a bérszámfejtés nem áll meg a magyar bevallásoknál. Az anyacégnek határidőre kell a csoportriport, a bérköltség a csoport számviteli struktúrája szerint bontva, és angol nyelven olyan tájékoztatás, amelyet a külföldi controller vagy HR-vezető is megért. Ezt a réteget is mi visszük, nem csak a hazai megfelelést.
Külföldi munkáltató magyar munkavállalókkal, leányvállalat nélkül
Gyakori, hogy egy külföldi cég magyarországi társaság alapítása nélkül foglalkoztat itthon. Ilyenkor a teljes bérügyi adminisztrációt átvesszük: a hatósági regisztrációkat, az adó- és járulékfizetési kötelezettségeket, valamint a hazai jogszabályoknak való megfelelést. A munkavállalók pedig magyar nyelvű, szabályos bérjegyzéket kapnak.
Kinek nem ajánljuk
Tíz fő alatti, kizárólag havibéres, tisztán hazai foglalkoztatás esetén a szolgáltatásunk drágább a piaci átlagnál, és arra a szakértelemre, amelyért az árkülönbözetet fizetné, valószínűleg nincs is szüksége. Ilyenkor szívesen ajánlunk másik megoldást. Kivétel, ha összetett a munkarend, vagy ha van nemzetközi elem – ebben az esetben a létszámtól függetlenül érdemes beszélnünk.
Miért nem mindegy, ki végzi a bérszámfejtést?
Az alábbi kérdésekre a csapatunk külső szakértő bevonása nélkül válaszol:
- Melyik állam társadalombiztosítási jogszabályait kell alkalmazni, és hol keletkezik adókötelezettség, ha a munkavállaló három hónapot tölt a német leányvállalatnál?
- Hogyan kell elszámolni a munkaidőkeretet, ha a munkaviszony a keret lezárása előtt megszűnik?
- Hogyan érvényesül a szociális hozzájárulási adó fizetési felső határa, ha ugyanabban az évben munkabért és osztalékot is kifizetünk a tulajdonos-ügyvezetőnek?
Nem állítjuk ugyanakkor, hogy mindenre mi vagyunk a válasz. Adótanácsadót vagy ügyvédet vonunk be – erről mindig előre tájékoztatjuk –, ha a kérdés határon átnyúló struktúra kialakításáról, telephely keletkezéséről, munkajogi vitáról vagy egyedi hatósági állásfoglalás kéréséről szól. A szakértelem egyik ismérve éppen annak felismerése, hol húzódik a határ.
Szakértőink
Nálunk a szakértelem nem egyetlen kollégán múlik: a bérszámfejtést csapat végzi, a szakmai irányítás és a felelősség pedig partneri szinten van.
Sarkadi-Nagy Szilvia partner, alapító tag. Ő felel a bérszámfejtési üzletág irányításáért. Számviteli felsőfokú végzettsége mellett az ELTE Állam- és Jogtudományi Karán szerzett munkaügyi és társadalombiztosítási igazgatási diplomát, társadalombiztosítási igazgatási szakirányon, valamint társadalombiztosítási szakelőadó képesítéssel is rendelkezik.
Kovács Ildikó szakértő bérszámfejtőnk – vagyis az egyik kolléga, akinek a kezén az Ön bérszámfejtése ténylegesen is átmehet. 2012-ben elnyerte Az Év Bérszámfejtője címet azon a versenyen, amelyet a Magyar Könyvvizsgálói Kamara, a Magyar Okleveles Adószakértők Egyesülete és a Könyvelőiroda-vezetők Klubja hirdetett meg, és amelynek első fordulójában közel kétezren indultak. A döntőbe tizenegyen jutottak. Ildikó azóta is a csapatunk tagja.
A cégcsoportban adótanácsadói és könyvvizsgálói képesítéssel rendelkező kollégák is dolgoznak, így a felmerülő kérdés a házon belül marad. Itt tudhat meg többet csapatunkról.
Kapacitás: amit a nagy volumen bizonyít
Havonta több mint 2 500 fő bérszámfejtését végezzük, jellemzően többműszakos, munkaidőkeretes termelési környezetben. Ez annak a bizonyítéka, hogy a rendszereink és a folyamataink terhelés alatt is működnek:
- online jelenléti ívek gépi feldolgozása, kézi átgépelés nélkül
- műszakpótlék, éjszakai pótlék és túlóra automatizált, szabályozott elszámolása
- tömeges utalás-előkészítés banki formátumban
- be- és kilépések, táppénz és egyéb változásbejelentések kezelése nagy tételben is
- biztonságos, online elérhető bérlisták és jelenléti ívek
Társadalombiztosítási kifizetőhely
Annak a munkáltatónak, amely legalább 100 fő, pénzbeli egészségbiztosítási ellátásra jogosult személyt foglalkoztat, társadalombiztosítási kifizetőhelyet kell létrehoznia. A kifizetőhelyi feladatokat azonban – erre irányuló megállapodás alapján – a munkáltató helyett más szervezet is elláthatja. Ezt vállaljuk: a táppénz, a csecsemőgondozási díj, a gyermekgondozási díj, az örökbefogadói díj és a baleseti táppénz elbírálása, számfejtése és a kapcsolódó adatszolgáltatás nálunk marad.
Miért félrevezető az egy főre jutó ár?
A bérszámfejtésben a hiba ritkán ott keletkezik, hogy valaki rossz számot ír be. Sokkal gyakrabban ott, hogy fel sem merül, hogy kérdés van. Egy olcsó ajánlat gyakran azért olcsó, mert a benne rejlő kockázatot senki nem árazta be – ez a kockázat viszont nem tűnik el, csak átkerül Önhöz. Egy elmaradt önellenőrzés, egy rosszul kezelt kiküldetés vagy egy kifizetőhelyi ellenőrzésen feltárt hiba több évnyi árkülönbözetet visz el.
Ami nálunk benne van a díjban:
- képviselet NAV- és kifizetőhelyi ellenőrzésen
- szakmai kérdések megválaszolása a szerződéses feladatkörön belül
- angol nyelvű bérjegyzék, riport és írásban kapcsolattartás
- csoportriport az anyacég szerkezete szerint
- szerződésben rögzített szakmai felelősségbiztosítás
- megfelelés az MGI nemzetközi minőségellenőrzési rendszerének
Hogyan zajlik a bérszámfejtés a gyakorlatban?
A papíralapú ügyintézést minimálisra csökkentettük: az adatok titkosított online fájlmegosztón érkeznek hozzánk.
- Adatgyűjtés – a jelenléti ívek és a változásbejelentések digitális feldolgozása.
- Bérkalkuláció – a bruttó és a nettó bér, a pótlékok, a túlóra és a juttatások számítása.
- Adó- és járulékbevallás – a NAV felé fennálló kötelezettségek teljesítése határidőre.
- Bérjegyzékek és riportok – utalási fájlok, kimutatások, csoportriportok.
Minden számfejtés ellenőrzött folyamatban készül.
Nemzetközi háttér: MGI Worldwide
MGI Worldwide tagságunk révén ügyfeleink a magyar határon túl is számíthatnak ránk. Ha vállalkozása külföldi munkavállalók foglalkoztatását tervezi, a hálózat helyi tagirodáin keresztül
szervezzük meg a külföldi bérügyintézést, azonos minőségi elvárások mellett.
Bérszámfejtési ügyfeleinknek emellett exkluzív üzleti reggeliket, évente pedig egy átfogó adókonferenciát tartunk az aktuális adó- és bérszabály-változásokról. Rendezvényeinket itt találja.
Gyakran ismételt kérdések
Mennyi idő alatt vehető át a bérszámfejtés egy másik szolgáltatótól?
Év közben is megoldható, jellemzően egy hónapos átfutással. Az átálláshoz a nyitó adatok és az évközi halmozott értékek átadása szükséges.
Mikor érdemes kiszervezni a bérszámfejtést?
Ha időt és belső erőforrást szeretne felszabadítani, miközben biztosítani kívánja a jogszabályi megfelelést. Jellemzően akkor, ha összetett a munkarend vagy a juttatási rendszer, illetve ha nemzetközi elem is van a képben.
Átvállalják a kifizetőhelyi feladatokat?
Igen, erre irányuló megállapodás alapján. Így nem kell saját társadalombiztosítási szakembert alkalmaznia és helyettesítenie.
Képviselik az ügyfelet NAV-ellenőrzésen bérügyekben?
Igen. Számos NAV- és kifizetőhelyi ellenőrzésen vettünk részt. Jogi kérdésekben ügyvéd partnerhálózatunk bevonásával segítünk.
Van szakmai felelősségbiztosításuk?
Igen, a szerződéseinkben is rögzített szakmai felelősségbiztosítással dolgozunk. Emellett rendszeresen meg kell felelnünk az MGI nemzetközi minőségellenőrzési folyamatainak, ami további kontrollt jelent.
Ki fér hozzá a béradatokhoz?
Kizárólag a dedikált bérszámfejtő és a csoportvezető. Az adatokat titkosított rendszerben tároljuk, a GDPR szerinti adatkezelési tájékoztató mellett.
