Abban az esetben viszont, ha ez a probléma csak egy ellenőrzés során derül ki, akkor garantáltan számolni kell a büntetéssel. Gyakorlati tapasztalatunk szerint ennek ellenőrzését a NAV  kiemelten kezeli, az ellenőrzések fókuszába kerültek. Kérik, és nem tágítanak. Ha pedig valaki nem tudja produkálni az előírt adatexportot az ellenőrzés alatt, megbüntetik.

*A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 2016. január 1-től hatályos 11/A. §-a rendelkezik az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióról

Mi a teendő, ha még nem rendelkezik valamely cég a törvényileg előírt adatszolgáltatáshoz kellő szoftverrel? Röviden: törvényi előírásoknak megfelelő programot kell venni vagy  fejlesztetni, valamint le is kell jelenteni hogy melyik cég milyen számlázóval rendelkezik.
Kicsit részletesebben:

Milyen a megfelelő szoftver?

Lehet saját fejlesztés és lehet vásárolt számlázó program is. A fontos, hogy a számlázó program fejlesztőknek tudni kell adni igazolást arról, hogy a program megfelel a törvényi előírásoknak. Ezt az igazolást rendszerint szokták is kérni. Vagyis a számlázó program fejlesztője által készített felhasználói dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. Ez a szoftverfejlesztő felelőssége. Viszont az adatszolgáltatás teljesítése már az adóalany felelőssége, vagyis akinek/amelynek a nevében a számlát kiállítják.

A rendeletben meghatározott valamennyi kötelezettség kiterjed minden olyan számlázó programra, amellyel olyan számlát állítanak ki, amelyre az Áfa tv. 158/A. §-a alapján a belföldi szabályok az irányadóak. Rendelet hatálya a belföldön nyilvántartásba vett adóalanyra terjed ki.

A 2016. január 1-jét megelőzően kiállított számlák tekintetében a számlázó programnak nem kötelező az adatexportot biztosítani. Ezzel együtt a 2016. január 1-jétől kiállított, de egy korábbi számlát módosító (pl. érvénytelenítő) számla vonatkozásában az adatexportot már biztosítani kell.

Ellenőrzés

Rendszeres adatszolgáltatási kötelezettség nincs. Eseti ellenőrzések során viszont az adóhatóság kötelezheti az ellenőrzött adózót, hogy biztosítsa a számlázó program „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkciójával történő adatexportot, és ezzel az elektronikus adathordozón tárolt – adatexporttal érintett – adatainak meghatározott struktúrában történő átadását.
Az adatszolgáltatás rendelet szerinti, megfelelő tartalommal és szerkezetben történő teljesítése azon ellenőrzött adóalany felelőssége, akinek (amelynek) a nevében a számlát kiállítják.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Ellenőrzéskor a beépített funkció segítségével generált XML fájlt – kezdő és záró dátummal meghatározott adatexportot – kell átadni a NAV-nak a hatóságok által meghatározott módon.
Az XML állomány kizárólag a számlák adatait tartalmazza, nem tartalmaz munkalap-, készlet- vagy más adatokat.

A rendelet célja, hogy az adatok rendelkezésre bocsátása bármilyen számlázó program használata esetén gyorsan és egységesen történjen.