A megfelelő belső ellenőrzési rendszer kialakítása nem csak a könyvvizsgálatra kötelezett cégek feladata. A könyvvizsgálónak a könyvvizsgálati munka részeként fel kell mérnie az ügyfél belső ellenőrzési környezetét annak érdekében, hogy a megfelelő könyvvizsgálati eljárásokat tudja megtervezni.
„Megismerjük a könyvvizsgálat szempontjából releváns belső kontrollt annak érdekében, hogy olyan könyvvizsgálati eljárásokat tervezzünk meg, amelyek az adott körülmények között megfelelőek, de nem azért, hogy a Társaság belső kontrolljának hatékonyságára vonatkozóan véleményt nyilvánítsunk.” – részlet a könyvvizsgálói jelentésekből.
A belső ellenőrzési rendszer egyik leggyakrabban előforduló hiányossága a kis- és középvállalati szektorban a feladatkörök szervezeten belüli nem megfelelő elkülönítése. Ha a könyvvizsgáló nem támaszkodhat a belső kontrollokra, akkor tételes vizsgálatokat kell végeznie annak érdekében, hogy megfelelő következtetéseket tudjon levonni. Egyszerűen megfogalmazva: sok tételt kell megvizsgálnia.
Mit is jelent ez a belső ellenőrzési mechanizmus, amit a könyvvizsgáló „keres” a folyamatokban?
A feladatok elkülönítése (más néven páros feladatvégzés szabálya, vagy négy szem elve, angolul: segregation of duties) egy régóta fennálló és széles körben alkalmazott belső ellenőrzési mechanizmus, amely előírja, hogy a szervezeten belül az egyének felelősségi köreit úgy kell strukturálni, hogy korlátozzák a lehetséges összeférhetetlenséget.
A feladatkörök megfelelő elkülönítésével elsősorban az alábbi két típusú kockázat mérsékelhető:
- Csalás kockázat, a cégen belüli személyek csalárd cselekedeteinek eredményeként bekövetkező kedvezőtlen következmények.
- Üzleti kockázat, adott ügyféllel szemben gondatlanságból vagy nem szándékosan elkövetett szakmai (jogi) kötelezettségszegésből (beleértve a bizalmi és alkalmassági követelményeket is) adódó veszteségek.
Példák azon esetekre, amikor nincsenek a feladatok elkülönítve megfelelően és ezért erre a kontrollra a könyvvizsgáló nem tud támaszkodni:
- A manuálisan rögzített könyvelési tételeket ellenőrző személy nem lehet ugyanaz, mint aki könyvel a naplóba.
- Ugyanaz a személy nem végezheti a bankegyeztetést és hagyhat jóvá szállítói kifizetéseket.
- Ugyanaz a személy nem vehet fel készpénzt és egyeztetheti a bankszámlakivonatokat.
- Ugyanaz a személy nem fizetheti ki és ellenőrizheti is a beszerzést.
- Ugyanaz a személy nem hagyhatja jóvá a munkavállalók jelenléti íveit és felügyelheti a bérkifizetéseket.
- Ugyanaz a személy nem hozhat létre szállítót a könyvviteli rendszerben és hagyhatja jóvá a szállítói számlákat.
- Ugyanaz a személy nem hozhat létre szállítókat könyvviteli rendszerben és a fizetheti ki a szállítókat.
- Ugyanaz a személy nem kezdeményezhet egy beszerzést és hagyhatja jóvá a szállítói számlát.
- Ugyanaz a személy, aki árut rendel egy beszállítótól nem könyvelheti be az árut a könyvelési rendszerbe.
- Az a személy, aki felvisz egy szállítót, nem könyvelheti le a szállítónak történő kifizetést.
- Az a személy, aki kiállít egy számlát nem rögzítheti a számlákat a könyvelésbe.
- Ugyanaz a személy nem hozhat létre szállítót és fizetheti ki a számlákat.
- Ugyanaz a személy nem vehet fel alkalmazottakat és fizetheti ki a béreket.
- Ugyanaz a személy nem rögzítheti az ügyfelektől kapott készpénzt és hozhat létre jóváírást.
Ha a feladatok nincsenek megfelelően elkülönítve, az természetesen nem azt jelenti, hogy hiba keletkezett. Kizárólag annyit jelent, hogy fennáll annak a lehetősége, hogy hiba keletkezhet.
A feladatkörök elkülönítésének egyik legnagyobb akadálya az szokott lenni, hogy a szervezeten belül nincs elegendő és megfelelő munkavállaló, akire ezen feladatokat ki lehetne osztani. Ilyen esetekben elkerülhetetlen, hogy a könyvvizsgáló tételes vizsgálatokat hajtson végre annak érdekében, hogy megfelelő bizonyítékot szerezzen arról, hogy az adott területen előfordult-e hiba, vagy sem.
