Kötelezettségek és gyakorlati alkalmazás a PMT hatálya alá tartozó munkáltatók esetében

Az Országgyűlés által 2023. május 23-án elfogadott „panasztörvény” (A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések
bejelentésével összefüggő szabályokról) értelmében valamennyi, a PMT hatálya alá tartozó szolgáltató (pl. hitelintézet, könyvvizsgáló- és könyvelőiroda, bizalmi vagyonkezelő, ügyvédi iroda), továbbá olaj- és gázipari -/ polgári légiközlekedési tevékenységet gyakorló foglalkoztató / úszólétesítmény üzemeltetője a foglalkoztatottak számától függetlenül köteles a törvény hatályba lépését követő 60 napon belül (2023. július 24-ig) visszaélés-bejelentési rendszerrel rendelkezni. (Emellett minden, legalább 50 főt foglalkoztató vállalkozás számára – tevékenységi körtől függetlenül – is kötelező a törvényben foglaltak bevezetése: 50-249 főig legkésőbb 2023. december 17-ig, 250 fő felett szintén 2023. július 24-ig.)

A jogszabály alapja, háttere, célja

A törvény alapja egy Európai Uniós irányelv (2019/1937 – whistleblowing irányelv), amelyet minden tagállamnak kötelező volt beemelni a saját jogrendjébe. A törvény szabályozza az úgynevezett belső visszaélés-bejelentési rendszert, amelynek révén a köz- és magánszférában foglalkoztatottak bejelenthetik a tapasztalt jogsértéseket (elsősorban gazdasági / korrupciós jogsértéseket, de akár munkahelyi zaklatásra vonatkozó információt is). A korábbi tervekkel ellentétben viszont a magánéletet érintő („magyar életmód megvédéséhez kapcsolódó”), jogellenes(nek vélt) tevékenységeket nem! A visszaélés-bejelentési rendszer célja, hogy hatékony, bizalmas és biztonságos csatornát biztosítsanak a feltárt jogsértések kivizsgálására, egyúttal védjék a bejelentőket az esetleges retorziókkal szemben.

Az EU arra ösztönözte a tagállamokat, hogy háromlépcsős bejelentési rendszert hozzanak létre:

1.    az első lépcső az úgynevezett belső bejelentési csatorna, amely a jogsértésnek az adott jogalanyon belül történő bejelentését jelenti,

2.    a második lépcső az úgynevezett külső bejelentési csatorna, amely során a bejelentő a jogsértést a tagállam által kijelölt, illetékes nemzeti hatósággal közli,

3.    a harmadik lépcső a jogsértés nyilvánosságra hozatala.

A szabályozásban szó van egy ún. közös bejelentési rendszer működtetéséről az 50-249 főt foglalkoztató munkáltatók számára. Ennek részletei azonban egyelőre még nem ismertek. (Lehetséges, hogy a könyvelők, könyvvizsgálók, ügyvédek esetében a vonatkozó kamarák fognak ilyen rendszert létrehozni.)

Gyakorlati teendők

1.    Belső eljárásrend kialakítása

Szabályzat, belső eljárásrend elkészítése: hova érkezhetnek be a panaszok, hogyan történik azok elbírálása, szankciós szabályzat / szankciós rendszer, kötelező teendők feltárt jogsértések kapcsán (bűncselekmény, szabálysértés, munkajogi
értelemben), a panaszkivizsgálás folyamatáról / elutasításáról, az adatok kezelésének szabályairól tájékoztató készítése az érintettek számára, adattárolás stb. Opcionálisan: etikai kódex elkészítése.

Az eljárás kialakítása azért is fontos, mert ha a társaság nem vizsgálja ki az esetet határidőben, akkor a bejelentő a nyilvánossághoz fordulhat.

Adatvédelem: A rendszer kialakítását úgy kell végrehajtani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő személyes adatait a bejelentést kivizsgáló személyeken kívül más ne ismerhesse meg. A személyes adatokat kötelesek titokban tartani, azokat nem oszthatják meg a foglalkoztató egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem. Az érintetteknek a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

a)    A rendszer működtetéséért felelős személy vagy szervezet kijelölése (aki rögzíti a panaszt és elkezdi annak kivizsgálást). Kritériumok: pártatlanság, függetlenség és összeférhetetlenség. Ezen személy vagy szervezet kijelölése történhet a társaságon belül (pl. egy HR-es munkatárs vagy egy compliance csoport) vagy kiszervezhető külső szolgáltatónak (bejelentővédelmi ügyvéd vagy egyéb független társaság).

b)    A szabályozás megismertetése a munkavállalókkal, folyamatos továbbképzés.

2.     A panaszok kivizsgálásának folyamata

a)    Panasz tehető: gazdasági jellegű jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információra vonatkozóan.

b)    Panaszt benyújtók köre: bejelentő lehet a korábbi, a jelenlegi vagy leendő munkavállaló (ha a jogviszony létesítésére irányuló folyamat megkezdődött), sőt akár a gyakornokok, az állásajánlatra jelentkező személy vagy az önkéntesek is, illetve a szerződéses partnerek (pl. beszállítók, vállalkozók, alvállalkozók, egyéni cégek) a jogviszony bármely szakaszában (szerződéskötéskor, a szerződés fennállása alatt és megszűnése után), tekintettel arra, hogy a felsoroltak közül bárki rendelkezhet információval, illetve bizonyítékkal. Ezenkívül a foglalkoztató (társ)tulajdonosai, ügyvezetői, felügyelőbizottsági tagjai stb. is tehetnek bejelentést. Főszabály szerint a bejelentőt nem érheti negatív következmény a bejelentése miatt.

c)    Bejelentés módja: nincs rá megkötött szabályozás, történhet szóban, írásban, telefonon, személyesen (pl. külön e-mail fiók, panaszláda kihelyezése, telefonos vonal, egyéb külön erre szolgáló platform).

d)    Megalapozott panasz: a foglalkoztató köteles valamennyi bejelentést kivizsgálni és tájékoztatni a bejelentőt a panasza beérkezéséről (7 napon belül visszaigazolás küldendő) és az eljárás menetéről – különösen, ha vannak tisztázandó kérdések-, az adatkezelésről, az eljárás végén pedig a meghozott döntésről. A panaszt legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül ki kell vizsgálni, ez csak indokolt esetben hosszabbítható meg 90 napra.

A bejelentés alapján gondoskodni kell:

• a jogszerű vagy a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról, illetve az egyébként szükséges intézkedések megtételéről,
• a feltárt hibák okainak megszüntetéséről,
• az okozott sérelem orvoslásáról és
• indokolt esetben a felelősségre vonás kezdeményezéséről.

e)    Alaptalan (rosszhiszemű) panasz: nyilvánvalóan alaptalan bejelentések esetén (pl. névtelen bejelentés 2 naponta ugyanabban az ügyben) a panasz kivizsgálása mellőzhető. A bejelentések megtehetők névvel vagy név nélkül, azonban a névtelen bejelentések érdemi vizsgálata szintén mellőzhető, kivéve, ha súlyos jog- vagy érdeksérelemre utal. A vizsgálatról tudomást szerezhet az a személy is, akivel szemben a bejelentést tették – de ő a bejelentő személyét nem ismerheti meg.

Szankciók

Aki határidőre nem teljesíti a rendszer bevezetésének feltételeit, az alábbi szankciókra számíthat:

• a foglalkoztatásfelügyeleti hatóság jogosult ellenőrizni a jogszabálynak való megfelelést és jogsértés esetén szankciót alkalmazni (bár bírságot nem szabhat ki és nem alkalmazhat tevékenységtől való eltiltást)
• az adatkezelési szabályok be nem tartása adatvédelmi bírság kiszabását alapozhatja meg
• szabálysértési felelősséget alapoz meg, ha valaki akadályozza a visszaélés-bejelentés megtételét, illetve a panasz bejelentőjével szemben hátrányos intézkedést alkalmaz.

Cikkünk tájékoztató, informatív jelleggel készült, ehhez kapcsolódó jogi szolgáltatást cégünk nem nyújt.