Az SAP Business One használata során, így az év végi zárás és nyitás alkalmával is rendszerint felmerülnek olyan kérdések, amelyek az egyes gazdasági események pénzügyi, könyvviteli nyilvántartásba történő feldolgozásához kapcsolódnak.
Egy ilyen integrált rendszernél nagyon fontos, hogy a gazdasági események minden esetben megfelelően kerüljenek a nyilvántartásokba már év közben is, így az év végi zárási feladatokra fordított idő kevesebb és jóval hatékonyabb lesz.
Szintén fontos az egyes modulok összehangoltsága és megfelelő beállítások kialakítása már a kezdetkor, annak érdekében, hogy a zárás során megfelelő számviteli és adózási adatok legyenek kinyerhetők a rendszerből.
Kritikus pontok lehetnek az SAP Business One-ban történő záráskor az alábbiak:
- év végi aktív és passzív időbeli elhatárolások kezelésének lehetőségei
- év végi átértékelési különbözetek kezelése, technikai kivitelezése
- év végi zárás és nyitás kezelése és azok hatása a következő üzleti évre
- előlegek megfelelő kezelése, kimutatása
- eltérő áfa teljesítésű számlák ill. késett számlák áfa időpontbeli eltérésének kezelése
- vevő-szállító analitikák ill. korosított vevő-szállító analitikák kezelése, kimutatása
- főkönyvi könyvelés és az analitikák közti egyezőség megléte
- év végi leltárak (készletek, tárgyi eszközök és immateriális javak) analitikus és főkönyvi egyezőségei
- mérleg, eredménykimutatás, főkönyvi kivonat, egyedi kimutatások, analitikák lekérdezésének lehetőségei
A felsoroltakból is látszik, hogy nagyon sok olyan munkafázis van a zárás és nyitás során ami megfelelő szakmai felkészültséget és a program használatával kapcsolatban megfelelő mélységű technikai tudást kíván. Nem elegendő számviteli, adózási és technikai felkészültség esetén a feladatok és munkafolyamatok megnehezednek, növekednek a hibázási lehetőségek, előfordulhat, hogy évközi tételeket kell visszamenőleg javítani. Ennek szoros következménye az adózási és számviteli kockázatok növekedése ill. hogy a beszámoló és adóbevallások nem a valós képet mutatják a vállalkozásról, nem megfelelő adattartalommal és nem határidőre készülnek el.
Ezek elkerülése érdekében az SAP Business One-t használó cégeknek érdemes a munkafolyamataikat átgondolni és szükség esetén olyan számviteli és adózási szakembert felkeresni aki a kritikus pontok megoldásában segítségére lehet.
