Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 95. § (1) bekezdésének 2014. január 1-jétől hatályos módosítása egy újabb jogosítvánnyal ruházza fel az adóhatóságot: megvizsgálhatja a könyvelési, számlázási szoftvert, informatikai rendszert.
Ma már minden vállalkozásnál kisebb nagyobb mértékben informatikai rendszereket alkalmaznak a tevékenység során. A kisebb méretű vállalkozások esetében gyakran kiszervezik a könyvelést és a számlázást, külső könyvelő iroda látja el a könyvelési feladatokat, így az informatikai rendszer adó- és számviteli törvényeknek való megfelelősége áthárul a könyvelő irodára. Ebben az esetben a vállalkozásnál a tevékenység ellátásához szükséges szoftver működik, például készletnyilvántartó program, melyből kisebb-nagyobb rendszerességgel, de legalább évente adatot szolgáltat a könyvelő iroda felé. A tevékenység nem túl bonyolult, a folyamatok könnyen áttekinthetőek. A vállalkozás kockázata ebben az esetben az alkalmazott informatikai rendszer megfelelőségére terjed ki, tehát például készletnyilvántartó program esetében:
• minden készlettel kapcsolatos tranzakció rögzítésre került a programban,
• a program amennyiben értéket is kezel, a számviteli törvénynek megfelelő értékelési eljárást alkalmaz (FIFO, átlagár),
• megfelelően kalkulálja-e a program a készlet aktuális mennyiségét.
Az informatikai rendszer megfelelősége ebben az esetben külső tesztekkel ellenőrizhető, a készletnyilvántartó program esetében:
• a bejövő és kimenő számlákon feltüntetett mennyiségi adatok, valamint a nyitó leltár ismeretében kalkulálható a zárókészlet mennyisége,
• az értékelés ellenőrizhető a beszerzési árak és a készletmennyiség változásának ismeretében, a készletcsökkenések esetében kalkulálható az átlagár illetve a FIFO szerinti érték.
Más a helyzet a közepes és nagy méretű vállalkozások esetében, ahol integrált rendszereket alkalmaznak, ebben az esetben több kockázat is felmerül:
• a kiválasztott rendszer megfelel-e a magyar számviteli törvény és adójogszabályok előírásainak
• a bevezetés megfelelősége,
• a rendszer aktualizálása, a vállalkozás folyamatainak változását keresztül vezetik-e az informatikai rendszeren,
• alkalmazottak felkészültsége, elegendő számú megfelelő rendszerismerettel rendelkező alkalmazottal rendelkezik-e a vállalkozás.
Ha bizonytalan abban, hogy a jelenleg használt rendszere megfelel a jogszabályi előírásoknak, keresse kollégáinkat. Könyvvizsgálati, illetve outsourcing területen szerzett tapasztalatainkra alapozva hatékonyan fel tudjuk mérni egy-egy rendszer sajátosságait és javaslatot tudunk tenni a biztonságos üzemeltetéshez szükséges módosításokra.
