Kutatás-fejlesztés témaköre talán az egyik legnehezebb számviteli kérdés, amit egy könyvelő kaphat. Örökzöld kérdés, hogy a kutatás-fejlesztési projekthez kapcsolódó költségeket hogyan is kellene kimutatni a számviteli nyilvántartásokban és az éves beszámolóban. A kérdés nehézségét nem is a Számviteli törvény előírásai adják, hanem inkább a gazdasági esemény természete, amit könyvelő, számviteli szakember saját magától sok esetben nem tud helyesen beazonosítani. Az, aki meg érti a projektet, nem tudja, hogy a könyvelő mire is kíváncsi pontosan. A letöbb számviteli hiba ebből a kommunikációs zűrzavarból ered.

Az éves beszámoló és a számviteli nyilvántartások szempontjából a könyvelőnek el kell tudnia döntenie, hogy a felmerült költségeket hova is sorolja be.

Kutatás-fejlesztéshez kapcsolódó költségek jellemzően az eredménykimutatásban, a személyi jellegű költségek, valamint az anyagjellegű költségek között szerepelnek. (Természetesen egy-egy speciálisabb esetben az eredménykimutatás más sorait is érinthetik.)

De a kutatás-fejlesztési költségeknek egy izgalmas halmaza, a kísérleti fejlesztés, megjelenhet a mérlegben is. Erre a Számviteli tv. lehetőséget enged, ami azt jelenti, hogy nem kötelező a vállalkozásoknak ezen költségeket aktiválniuk. Viszont ha az aktiválás mellett döntenek, akkor azt következetesen alkalmazniuk is kell.

A kutatás-fejlesztési költségek közé tartozik az alapkutatás, az alkalmazott kutatás és a kísérleti fejlesztés.

A Számviteli törvény kifejezetten tiltja, hogy alapkutatás és alkalmazott kutatás költségei aktiválásra kerüljenek a mérlegben, ami sok-sok problémát okozhat a könyvelőknek.

Először is, egy-egy költségről el kell tudni dönteni, hogy milyen projekthez kapcsolódik, és ezen információk a számla adattartalmából nem derülnek ki. Ezért, ha erről nem kap részletesebb, további információt a könyvelő, akkor helyes döntést sem tud hozni.

Például egy irodabérleti díj lehet, hogy egyáltalán nem kapcsolódik egy kutatás-fejlesztési projekthez, de az is lehet, hogy részben egy kísérleti fejlesztés része, ezért valamilyen mutatószám alapján aktiválni is kellene. Önmagából az irodabérletidíj-számlából ez nem derül ki.

Egy kutatás során problémát jelenthet annak megosztása is, hogy egy-egy kutatási elemhez (alapkutatás, alkalmazott kutatás, kísérleti fejlesztés) milyen költségek merülnek fel külön-külön. Vagy egy költség több elemhez is rendelhető és ilyenkor meg lehet-e osztani ezeket a költségeket vagy sem.

Sok esetben a fejlesztők maguk sem tudják a fejlesztési költségeket besorolni alapkutatás, alkalmazott kutatás és a kísérleti fejlesztés halmazaiba. Ilyen esetekben is kiváló lehetőség lehet igénybe venni a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalának a segítségét.

Az SZTNH egy előadásában a következő példákat hozta fel annak magyarázatára, hogy hogyan kellene értelmezni a kutatás-fejlesztés egyes elemeit.

Alapkutatás

A tengervíz sós. Akkor fogyasztható, ha kivonjuk belőle a sót.

Matematikai megoldás a kriptográfiai algoritmus mögött.

Alkalmazott kutatás

Sótalanítási technológia létrehozása.

Kriptográfiai algoritmus létrehozása.

Kísérleti fejlesztés

Sótalanító gép létrehozása.

A kriptográfiai algoritmus megvalósítása banki környezetben, mely a rendelkezésre álló idő rövidsége vagy a kezelt adatok mennyisége miatt nem triviális.

A példák is alátámasztják a Számviteli törvényben megfogalmazott kritériumokat, miszerint a kísérleti fejlesztés eredményének az árbevételben kell megtérülnie, azaz a kísérleti fejlesztés egy konkrét termék, szolgáltatás kidolgozását jelenti.