Monitor előtti munkavégzés: mikor adómentes a munkáltatói szemüvegtérítés, milyen vizsgálat és dokumentum szükséges hozzá? Ismerje meg a feltételeket!
Monitor előtti munkavégzés és szemüveg: mit fizethet adómentesen a munkáltató?
A munkáltatói szemüvegtérítés első ránézésre egyszerű juttatásnak tűnik. A munkavállaló egész nap számítógép előtt dolgozik, szüksége van egy szemüvegre, a cég pedig megtéríti annak árát. A gyakorlatban azonban könnyen adókötelessé válhat a térítés, ha kimarad egy vizsgálat, nem megfelelő szakember állítja ki a dokumentumot, vagy valójában egy általánosan használt szemüveg árát vállalja át a munkáltató.
Érdemes ezért különválasztani két kérdést:
- mikor köteles a munkáltató szemüveget biztosítani, és
- milyen feltételekkel téríthető meg annak költsége adómentesen?
Mikor köteles a munkáltató szemüveget biztosítani?
Mely munkavállalókra vonatkozik a szabályozás?
A szabályozás azokra a munkavállalókra vonatkozik, akik napi munkaidejükből legalább négy órán keresztül rendszeresen képernyős eszközt használnak. Idetartozhat például az irodai munkát végzők jelentős része, függetlenül attól, hogy asztali számítógépen vagy laptopon dolgoznak.
Ez azonban még nem jelenti automatikusan azt, hogy minden ilyen munkavállalónak jár egy, a munkáltató által finanszírozott szemüveg.
Milyen esetekben kell monitorszemüveget biztosítania a munkáltatónak?
A munkáltató akkor köteles a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveget biztosítani, ha a megfelelő vizsgálat alapján megállapítható, hogy:
- a munkavállalónak a monitor előtti éleslátáshoz külön szemüvegre van szüksége, vagy
- a már használt szemüvege, illetve kontaktlencséje nem megfelelő ehhez a munkavégzéshez.
Nem minden számítógépnél használt szemüveg monitorszemüveg
A monitorszemüveg tehát nem egyszerűen egy olyan szemüveg, amelyet a munkavállaló történetesen munka közben is visel. Kifejezetten a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges korrekciót kell biztosítania. A munkavállaló által egyébként, például utcán, vezetéshez vagy otthon is használt általános szemüveg nem válik attól adómentes munkaszemüveggé, hogy azt az irodában is használja.
Milyen feltételekkel téríthető meg adómentesen a monitorszemüveg költsége?
A leggyakoribb buktató: az optikai látásvizsgálat nem feltétlenül elegendő
A gyakorlatban sok munkavállaló közvetlenül felkeres egy optikai szaküzletet, ahol megvizsgálják a látását, majd az eredmény alapján elkészítik a szemüveget. Ez egy általános szemüveg megrendeléséhez megfelelő megoldás lehet, az adómentes munkáltatói térítéshez azonban nem minden esetben elegendő.
A szabályos folyamat a foglalkozás-egészségügyi orvosnál kezdődik. Ha az orvos úgy ítéli meg, hogy indokolt lehet a képernyő előtti munkavégzéshez külön szemüveg, a munkavállalót a jogszabály szerinti beutalóval szemészeti szakvizsgálatra küldi.
A szemészeti szakvizsgálatot szemész szakorvosnak kell elvégeznie. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal külön is megerősítette, hogy az optometrista által egy optikai üzletben végzett látásélesség-vizsgálat nem helyettesíti a szemész szakorvosi vizsgálatot. Ez akkor is így van, ha maga a látásvizsgálat alapos, és az elkészített szemüveg szakmailag megfelelő.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha valaki például bemegy egy optikai üzletbe, ott egy optometrista megvizsgálja, majd a munkáltató nevére számlát kér, a számla önmagában még nem teszi adómentessé a térítést.
Csak „TB-alapon” végzett vizsgálat fogadható el?
Gyakran felmerül, hogy a munkavállaló nem szeretne állami szakrendelésre menni, hosszú várakozási időt vállalni, vagy úgynevezett „TB-s szemüveget” készíttetni.
Az adómentesség szempontjából azonban nem az a döntő, hogy a szemészeti vizsgálat állami vagy magánellátásban történik. A lényeg az, hogy:
- a folyamat a foglalkozás-egészségügyi vizsgálathoz kapcsolódjon,
- rendelkezésre álljon a megfelelő beutaló,
- a szükségességet szemészeti szakvizsgával rendelkező orvos állapítsa meg,
- a dokumentációból kiderüljön, hogy a szemüveg a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges.
Vagyis a munkavállaló magánrendelésen is felkereshet szemész szakorvost. Nem kell kizárólag társadalombiztosítás által finanszírozott szakrendelést választania. A döntő nem a finanszírozás formája, hanem az orvos szakképesítése és a vizsgálat megfelelő dokumentálása. A NAV állásfoglalása is azt emeli ki, hogy a szükségességet szemészeti szakvizsgával rendelkező orvosnak kell megállapítania.
Milyen monitorszemüvegekre vonatkozik az adómentes költségtérítés, vannak korlátok?
A jogszabály nem mondja ki, hogy a munkavállaló kizárólag egy meghatározott típusú, olcsó vagy esztétikailag kevésbé megfelelő keretet választhat.
A munkáltatónak a képernyős munkavégzéshez minimálisan szükséges szemüveget kell biztosítania. Ez magában foglalja a szemészeti szakvizsgálat eredménye alapján szükséges lencsét, valamint a lencse rendeltetésszerű használatához szükséges keretet.
A „minimálisan szükséges” ugyanakkor nem feltétlenül jelentheti egy drága márkakeret, különleges dizájn vagy minden választható extra teljes finanszírozását. Az adómentesség biztonsága érdekében ezért célszerű, hogy a munkáltató előre rögzítse:
- milyen összegig vállalja a keret költségét,
- mely lencsetípusokat és kezeléseket téríti,
- milyen dokumentumokat kell benyújtani,
- hogyan kezelik, ha a munkavállaló a szükségesnél drágább megoldást választ.
Jól működő megoldás lehet, ha a cég meghatároz egy reális térítési keretet a szükséges lencsére és keretre, a munkavállaló pedig ennél drágább keret választása esetén maga fizeti a különbözetet. Ennek számlázási módját azonban célszerű előzetesen egyeztetni az optikával, hogy a munkáltató számláján kizárólag az általa valóban térített rész szerepeljen.
Így a munkavállalónak nem kell olyan szemüveget választania, amelyet nem szívesen hordana, miközben a munkáltató költsége és adókockázata is kontrollálható marad.
Milyen dokumentumokat kérjen be a munkáltató?
Az adómentes elszámoláshoz önmagában nem elegendő a munkáltató nevére kiállított optikai számla. A folyamat dokumentumait együttesen érdemes megőrizni.
A szükséges dokumentáció jellemzően a következő:
- A foglalkozás-egészségügyi orvos beutalója
A beutalón szerepelnie kell a munkakörnek és a munkavégzés releváns körülményeinek, például a monitor távolságának, a nyomtatott dokumentumok használatának vagy a különböző távolságokra történő fókuszálás szükségességének. - A szemész szakorvos szakvéleménye vagy javaslata
Ennek kell igazolnia, hogy a képernyő előtti munkavégzéshez külön szemüveg szükséges, vagy a munkavállaló jelenlegi szemüvege erre nem megfelelő. - A vény vagy annak másolata
- A munkáltató nevére kiállított számla
Milyen gyakran szükséges a szemész szakorvosi szakvélemény?
A foglalkozás-egészségügyi szem- és látásvizsgálatot a képernyős munkakör megkezdése előtt, ezt követően kétévente, valamint képernyős munkával összefüggő látási panasz esetén is kezdeményezni kell. Ez azonban nem azt jelenti, hogy automatikusan minden második évben új szemüveget kell vásárolni. Új szemüveg akkor indokolt, ha azt a vizsgálat eredménye szükségessé teszi.
Mi történik, ha valamelyik feltétel hiányzik?
Ha például:
- nincs foglalkozás-egészségügyi beutaló,
- nem szemész szakorvos állapítja meg a szemüveg szükségességét,
- a szemüveg valójában általános, mindennapi használatú szemüveg,
- vagy a dokumentációból nem derül ki a képernyős munkavégzéssel való kapcsolat,
akkor a munkáltató által átvállalt összeg nem kezelhető automatikusan adómentes munkavédelmi juttatásként. Ilyenkor a térítés a munkaviszonyra tekintettel adott, adó- és járulékköteles jövedelemmé válhat. Az adómentesség alapja ugyanis az, hogy a munkáltató jogszabály által előírt használatra biztosítja a szükséges védőeszközt.
Mit érdemes ügyvezetőként tenni?
A szemüvegtérítés akkor működik jól, ha nem minden egyes igénynél kell újra eldönteni, hogy a cég mit fizet ki és milyen igazolást fogad el.
Ehhez érdemes egy rövid, gyakorlatias belső folyamatot kialakítani:
- a HR vagy az illetékes kolléga először ellenőrizze, hogy képernyős munkakörről van-e szó;
- a munkavállaló először a foglalkozás-egészségügyi orvost keresse fel;
- indokolt esetben szemész szakorvosi vizsgálat történjen;
- a cég előre határozza meg a térítés összegét és feltételeit;
- a dolgozó még a szemüveg megrendelése előtt kapjon rövid tájékoztatást a szükséges dokumentumokról;
- a számla minden esetben a munkáltató nevére szóljon.
A legfontosabb üzenet tehát nem az, hogy a munkáltató csak egy olcsó, „TB-s” szemüveget fizethet. Sokkal inkább az, hogy a dolgozó választhat számára megfelelő szemüveget, de az adómentes munkáltatói finanszírozáshoz a jogszabály szerinti orvosi és adminisztrációs útvonalat is végig kell járni.
Egy előre kialakított, közérthető belső szabályozás egyszerre segíti a munkavállalókat, csökkenti a HR-re nehezedő adminisztrációt, és védi a céget egy későbbi adóellenőrzés során.
