A jogszabályi változás a beküldendő adatok struktúrájában is változásokat okoz, amely a számlázó szoftverek esetében további fejlesztési kötelezettséggel jár. Ezzel együtt azonban új szolgáltatások is megjelennek az Online Számla rendszerében. Emiatt szükséges, hogy a jelenleg használt 2.0-s sémáról a 3.0 XSD sémára álljunk át.
A jövő év elejétől életbe lépő szabályoknak a lényege, hogy már nem csak az adóalanyok felé kiállított számlákról kell értékhatár nélkül adatot szolgáltatni, hanem ez a kör kibővül. Viszont arra is figyelni kell a fejlesztéseknél, hogy egyes vevői csoportoknál nem azonos lesz a számla és az adatszolgáltatás kötelező adattartalma. Nézzük ezeket csoportosítva:
- belföldi vagy közösségi adóalany vevő – név, cím és adószám (közösségi vevőnél közösségi (EU) adószám) kötelező a számlán és a NAV felé menő adatszolgáltatásban is,
- nem közösségi adóalany vevő – név, cím kötelező, adószám feltüntetése pedig csak lehetőség mind a számlán, mind az adatszolgáltatásban,
- nem adóalany és nem magánszemély vevő (ide tartoznak a gazdasági tevékenységet nem folytató társasházak, egyesületek, alapítványok, kizárólag közhatalmi tevékenységet végző testületek) – a név és a cím feltüntetése kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban,
- magánszemély vevő – név és cím feltüntetése kötelező a számlán, viszont ezek az adatok nem szerepelhetnek az adatszolgáltatásban.
Ha a vevő magánszemély, akkor egy jelölőt kell alkalmazni az adatszolgáltatásnál mivel ebben az esetben az adatszolgáltatásban nem szerepelhet a vevő neve és címe.
A vevőadatok változása mellett a közösségi és export ügyletek esetében a számlák adóösszegeinek megadása miatt is szükség volt fejlesztésre. A 3.0-ás verzióban kibővültek az adó kódok (pl: EU adómentes, áfa területi hatályán kívüli stb), az új adatszolgáltatásban meg kell adni az adókódok jelöléseit kóddal és a számlán szereplő szöveggel is.
A várható kötelezettség bővülés mellett szót kell ejteni az új szolgáltatásról is, ami az új verzióval lesz elérhető. Az Online számla rendszerében elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás is kerülhet benyújtásra. Ilyen esetben a számla teljes adattartalma bekerül az adatszolgáltatásba, nem csak az Áfa törvény előírásai szerinti adatok. Kivételt képeznek ez alól pl. a magánszemélynek kiállított számlák, hiszen ott a vevő neve és címe nem szerepelhet az adatszolgáltatásban.
A számlák megőrzési kötelezettségét továbbra is az adózóknak (eladó és vevő) kell megoldania, az adatszolgáltatással a NAV nem veszi át tőlünk ezt a nemes feladatot.
Az Áfa törvény előírása szerint az elektronikus számlázáshoz a vevőnek hozzá kell járulnia, ami lehet szóbeli, írásbeli vagy ráutaló magatartás.
További új szolgáltatásként számíthatunk arra, hogy a bejövő oldali számlafeldolgozást még jobban elősegíti a jövő évtől használatos verzió, amivel még tovább lehet majd csökkenteni a manuális adatrögzítést. A jelenleg használt rendszerben még nincs lehetőség arra, hogy a számlákon szereplő addicionális, egyedi adatok (pl: rendelés szám, szállítólevélszám stb.) is betöltésre kerülhessenek a könyvelő programokba. Így a betöltés után még további módosításra van szükség a teljes körű könyveléshez.
Ezt a folyamatot javítandó a jövő évtől alkalmazandó verzióban már megjelennek az opcionálisan megadható adatok, így egyszerűbbé és gyorsabbá téve a számlák feldolgozását.
Ahogy írtuk, az év elejétől érvénybe lépő változások fejlesztéseket is igényelnek, hogy a számlázó szoftvereket felkészíthessük az új rendszerben való adatszolgáltatásra. Ehhez a fejlesztőknek a NAV oldalán publikált információk, dokumentációk segítséget nyújtanak nemcsak magyar, de angol és német nyelven is (https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentaciok).
Továbbá a NAV lehetőséget ad arra is fejlesztőknek, hogy egy szakmai fórumon kérdéseket tegyenek fel a fejlesztésekkel és azok technikai megoldásaival kapcsolatban. (https://github.com/nav-gov-hu/Online-Invoice/issues).
