Egyre több középvállalat használ SAP Business One (SAP B1) rendszert a napi operációk, a készletkezelés és az értékesítés támogatására. Ilyen esetekben gyakran felmerül a kérdés:
hogyan illeszthető ehhez a rendszerhez egy külső könyvelőiroda, és hol húzódik a felelősségi határ a pénzügy, az SAP és az operáció között?
Az alábbiakban bemutatjuk saját gyakorlatunkat és tapasztalatainkat.
Van-e tapasztalatunk SAP Business One rendszerben történő könyveléssel?
Igen. Több ügyfelünk is a saját SAP Business One rendszerét használja, és mi külső könyvelőként csatlakozunk a rendszerhez egyedi felhasználónévvel és jogosultsági szintekkel.
Ez lehetővé teszi, hogy:
- közvetlenül a rendszerben dolgozzunk,
- ellenőrizzük a könyvelési adatokat,
- és biztosítsuk a számviteli megfelelést.
Mely SAP Business One modulokkal dolgozunk?
Mivel főkönyvi könyvelést végzünk, tipikusan az alábbi felállásban dolgozunk:
- Pénzügyi / főkönyvi modul – ehhez rendelkezünk hozzáféréssel
- Készlet-, beszerzési és értékesítési modul – ezek kezelése az ügyfélnél marad
Ez egy bevált és tiszta munkamegosztás:
- az ügyfél rögzíti az operatív eseményeket,
- mi gondoskodunk arról, hogy ezek számviteli szempontból helyesen és konzisztensen jelenjenek meg a főkönyvben.
Ki kezeli a könyvelést: SAP‑szakértő vagy könyvelő?
A könyvelést szakképzett könyvelő végzi, aki ismeri az SAP Business One működését.
Fontosnak tartjuk hangsúlyozni:
- az SAP‑rendszer technikai és termékspecifikus beállítása tipikusan SAP‑konzulens feladata,
- mi ott kapcsolódunk be, ahol számviteli döntésekre, elszámolási logikára vagy adózási kérdésekre van szükség.
Ideális esetben az ügyfél rendelkezik saját SAP‑konzulenssel, és
mi számviteli oldalról támogatjuk a konzulenst, ha könyvelési vagy adózási kérdés merül fel egy beállítás során.
Hogyan történik a napi könyvelés SAP Business One-ban?
A gyakorlatban a munkafolyamat jellemzően így épül fel:
- Az ügyfél rögzíti a napi tranzakciókat (számlák, bank, operációs tételek)
- Mi:
- ellenőrizzük a rögzítéseket,
- könyveljük a vegyes tételeket,
- elkészítjük az adóbevallásokat,
- és összeállítjuk az éves beszámolót
Ez a modell hatékony, jól skálázható, és világos felelősségi köröket teremt.
Milyen riportokat lehet készíteni közvetlenül az SAP Business One-ból?
Az SAP Business One riportolási lehetőségei nagymértékben az ügyfél rendszerétől és beállításaitól függnek, ezért:
- a riportok típusát,
- részletezettségét,
- és formátumát
minden esetben előzetesen egyeztetjük.
A riportolást mindig az üzleti igényekhez igazítjuk, nem „dobozos” megoldásban gondolkodunk.
Bérszámfejtés és SAP Business One
A bérszámfejtést:
- dedikált magyar bérprogramban (Babér) végezzük,
- majd az eredményeket feladással integráljuk az SAP rendszerbe.
ÁFA-, társasági adó- és egyéb bevallások kezelése
Az, hogy az adóbevallások milyen mértékben állíthatók elő közvetlenül az SAP-ból, attól függ:
- milyen modulok vannak fejlesztve,
- és azok ténylegesen hogyan működnek a rendszerben.
Mi minden esetben:
- felülvizsgáljuk az adatokat,
- és biztosítjuk, hogy a bevallások a magyar jogszabályoknak megfelelően készüljenek el – akár SAP‑adatokra támaszkodva, akár kiegészítő eszközökkel.
Szakmai felelősségvállalás
Rendelkezünk szakmai felelősségbiztosítással, és felelősséget vállalunk az általunk végzett könyvelési munkáért.
Ez különösen fontos komplex rendszerek és nemzetközi struktúrák esetén.
Amit még fontosnak tartunk – SAP Business One környezetben a siker kulcsa:
- a tiszta szerepkörök,
- a könyvelő – ügyfél – SAP konzulens jó együttműködése,
- és a számvitelileg átgondolt rendszerhasználat.
Mi nem SAP‑t „üzemeltetünk”, hanem biztosítjuk, hogy a rendszerben lévő adatok számviteli, adózási és beszámolási szempontból is megállják a helyüket.
Vegye fel velünk a kapcsolatot, és tegyük átláthatóvá és hatékonnyá SAP Business One könyvelését!
