A Startup vállalkozások zseniális ötleteik kidolgozásához hazai és európai uniós forrásokat vehetnek igénybe. A forráshoz jutás öröme elhomályosítja a támogatási szerződésben szereplő kötelezettségvállalások széles körét. A megvilágosulás sokszor fájdalmas következményekkel jár, ezért leírtuk azt a 6 pontot, amivel biztos, hogy szembesülni fog a pályázati elszámolás során. A felsorolás természetesen nem teljeskörű.

1. A költségeket a pályázati költségvetésben alul tervezik

A pályázók jól ismerik saját tevékenységüket ezért az ehhez kapcsolódó költségeket meglehetősen pontosan meg tudják állapítani. Ugyanakkor egy-egy pályázathoz kapcsolódó adminisztrációs terhet rendkívüli mértékben alul becsülik. A pályázati kiírások egy jelentős részében a támogató az elszámolással kapcsolatos költségeket is finanszírozza.

2. A pénzügyi elszámolás leadásakor kezdik el összeállítani a szükséges dokumentációt

A pályázatok többségénél az adminisztrációs követelmények olyan szigorúak, hogy a dokumentációs hiányosságok miatt csökkenhet a támogatási összeg, esetleg vissza kell fizetni a korábban megkapott támogatást. Pl. nem elegendő a társaság nevére szóló repülőjegy, az utas beszálló kártyája is elengedhetetlen része a dokumentációnak. Ezt később pótolni sok esetben már nem lehet.

3. Nem vezetnek munkaidő nyilvántartást

A személyi jellegű költségek elszámolásának egyik legfontosabb alátámasztó dokumentációja a projektben résztvevők munkaidő nyilvántartása. A pontos és részletes nyilvántartást utólag elkészíteni szinte lehetetlen, illetve olyan többlet munkát igényel, ami jelentős adminisztrációs költségekkel jár.

4. Nem megfelelőek a munkaszerződések és a munkaköri leírások

Startup vállalkozások jellemzően bérköltségek finanszírozását pályázzák meg. A projekt költségek dokumentációjának lényeges bizonyítéka, hogy a munkavállaló tisztában legyen azzal, hogy milyen projekten dolgozik, azt pályázati forrásból finanszírozzák és ezért ehhez kapcsolódóan neki is kötelezettségei vannak. Pl. munkaidő nyilvántartás vezetése.

5. Nem különítik el a közvetlen és a közvetett költségeket

Szinte minden pályázati kiírás megköveteli, hogy a pályázó a könyvelésében elkülönítetten mutassa ki a pályázathoz kapcsolódó közvetlen költségeket, némely esetben a közvetett költségeket is. Minderre már a projekt megkezdésekor fel kell készülni a szabályzatok módosítása mellett, a könyvelési folyamatok újragondolásával. Egyébként komoly veszélybe kerül a pénzügyi elszámolhatósága a költségeknek.

+1. Nem tudnak a könyvvizsgálati kötelezettségről

Mind a hazai, mind az európai uniós pályázatok jelentős részénél a pénzügyi jelentéseket könyvvizsgálóval kell felülvizsgáltatni. Erről a könyvvizsgáló jelentést bocsájt ki. A jelentés formáját és a szükséges vizsgálatok egy részét a pályázat kiírója határozza meg. Ezért legkésőbb a projekt megkezdésekor érdemes könyvvizsgálót választani.